Musisz delegować zadania, jeśli chcesz mieć: zrealizowane projekty zawodowe, zadbany dom, ugotowany obiad, przeczytaną książkę i przebiegnięty maraton. Wprawdzie nikt nie pokona za Ciebie ani jednego kilometra, ale jeśli chcesz mieć czas na przebiegnięcie nawet niewielkiego dystansu, to musisz zrezygnować z czegoś innego lub znaleźć osobę, która wykona to za Ciebie. Logicznym postępowaniem wydaje się podzielenie zadań, na te których nie możesz delegować oraz te, które możesz zlecić komuś innemu.
Dlaczego tak trudno delegować zadania?
Ludzie boją się delegować zadania. U podstaw strachu leżą wstyd i perfekcjonizm. Każdy dobrze zapamiętał mantrę:” Jeśli chcesz, żeby coś było dobrze zrobione, zrób to sam”. To jedno z najgłupszych zdań, jakie w życiu słyszałem. Bardzo nie chciałbym mieć w domu własnoręcznie zrobionych mebli. Jeśli chcesz, żeby coś było zrobione, najlepiej jak ty potrafisz, zrób to sam.
Jednak jeśli zależy Ci na wykonaniu zadania, na które nie masz czasu, zleć je komuś. Nawet, jeśli poradzi sobie z tym gorzej od Ciebie. Niedoskonałe, ale wykonane zawsze jest lepsze od perfekcyjnego w teorii, ale niezrobionego. Jednak może okazać się, że osoba, której zlecasz wywiąże się o wiele lepiej od Ciebie, zamiast zadręczać się rozpamiętywaniem swych braków, pogratuluj sobie trafnego wyboru, doceń jej osiągnięcia i ciesz się rezultatami.
Niechęć do zlecania solidnie podszyta jest wstydem. Czasami delegowanie uważamy za przejaw słabości. Powinniśmy przecież z werwą przebiegać od zadania do zadania, równocześnie pomagając, wspierając, inspirując każdego, kogo tylko spotkamy na swej drodze. Każdy wie, że to absurd, ale mimo to, wielu ludzi nie przestaje próbować.
Kolejnym powodem bywa brak asertywności, wiele osób czuje się niezręcznie delegując pracę. Wręcz odczuwają wyrzuty sumienia, wyrzucają sobie lenistwo, wykorzystywanie innych i egoizm.
Delegowanie zadań to nie samolubstwo
Jednym z najczęstszych nieporozumień jest zrównanie delegowania z wyręczaniem się kimś lub obarczaniem kogoś swoją pracą, krótko mówiąc z wykorzystywaniem ludzi. Niewiele osób przyznaje sobie prawo do zlecania zadań. W końcu każdy większy projekt, w tym projekt życie składa się z wielu drobnych czynności, nie sposób wykonać ich wszystkich samemu, lepiej będzie, jeśli inni wykonają swoją działkę. Być może zamiast myśleć o delegowaniu jako o o wykorzystywaniu innych, należy uznać je, za dawanie im szansy, by zabłysnąć i rozwinąć swe talenty.
Delegowanie zadań w praktyce
Moja koleżanka, Iza, dzieli prace domowe pomiędzy siebie, męża i dzieci. Deleguje. W rezultacie dom jest zadbany, ona ma czas na zabawę z dziećmi i randki z mężem, a potomstwo stopniowo uczy się odpowiedzialności i organizacji czasu. W pracy też sprawnie zarządza wyjątkowo zgranym zespołem.
Sekret polega na tym, że przyznaje sobie prawo do bycia nieperfekcyjną, rozumie ludzkie pragnienie, by się wykazać oraz nie szczędzi pochwał za dobrze wykonaną pracę. Nigdy nie nadużywa też swych kompetencji, nie wymaga niemożliwego i sama daje z siebie wszystko.
Nie da się efektywnie zarządzać zespołem bez umiejętności delegowania. Tymczasem wielu menagerów się przed tym broni, ponieważ czują się nieswojo wydając polecenia własnym podwładnym. Do takiej sytuacji często dochodzi, gdy jeden z członków zespołu nagle staje się zwierzchnikiem pozostałych. Chcąc utrzymać przyjacielskie relacje unika delegowania.
Tymczasem szef, który nie bierze na siebie odpowiedzialności za działania zespołu, wcale nie jest bardziej lubiany i szanowany. Wręcz przeciwnie. Pracownicy irytują się widząc niewykonaną pracę i rosnące zaległości. Jednak sytuacja przedstawia się równie źle, gdy zwierzchnik nadmiernie deleguje, nie liczy się z możliwościami zespołu, ustanawia nierealne terminy, grozi konsekwencjami. Takie zachowanie zamiast mobilizować podwładnych budzi w nich niechęć do działania.
Modele delegowania
Jeśli masz charakter Zosi Samosi, to najpierw przełam perfekcjonizm i zacznij zlecać błahe czynności. Z czasem nauczysz się powierzać innym ważniejsze zadania.
Jeśli nie masz oporów przed delegowaniem, to znajdź odpowiednich ludzi do właściwych zadań. Przyjrzyj się swoim współpracownikom, a potem wybierz jeden z trzech modeli
Jeśli są nowi, niedoświadczeni lub nieprzywykli do delegowania dokładnie wyjaśnij, co mają robić.
Jeśli mają doświadczenie, dobrze się porozumiewają, powiedz jakie rezulaty chcesz osiągnąć, podaj termin, a metody niech sami ustalą.
Gdy zespół jest zżyty i doświadczony, dbaj, by miał, czego potrzebuje i w razie potrzeby koordynuj.
Droga od 1 do 3 bywa wyboista, ale warto podjąć ten trud, choćby po to, by móc spokojnie wyjechać na urlop.
Jak delegować zadania?
Tak wcześnie, jak się tylko da, niech praca jak najszybciej znajdzie człowieka.
- Wybierz właściwą osobę, upewnij się, że ma właściwe umiejętności i poradzi sobie z zadaniem, chyba że szkolisz nowicjusza, wtedy nadzoruj jego działania.
- Nowicjuszom i nowym pracownikom zlecaj proste zadania, stopniowo zwiększając poziom trudności. Sukces pomaga budować pewność siebie.
- Deleguj w całości ważne zadania, pełna odpowiedzialność rodzi pełne zaangażowanie. Jednak w tym wypadku musisz ufać osobie, której zlecasz.
- Przekazuj wszystkie potrzebne informacje, poinformuj, co ma być zrobione, jak, na kiedy, a przede wszystkim po co.
- Określ jasną metodę mierzenia osiągnięć.
- Zachęcaj partnerów do zgłaszania pomysłów, jeśli będą czuli, że to “ich projekt” bardziej się przyłożą.
- Przekazuj informację zwrotną. Doceniaj osiągnięcia i nigdy nie przypisuj sobie cudzych zasług, z drugiej strony nie bój się wytknąć niedociągnięć. Konstruktywna krytyka pomaga zniwelować błędy, może być też wyrażona w sposób taktowny i dyskretny.
- Nawet jeśli Ci się wydaje, że kompetentna osoba nie potrzebuje wzmocnień pozytywnych, daj znać, że cenisz to co robi.
- Sprawdzaj postępy, nie stój ludziom nad głowami, ale niech wiedzą, że interesujesz się ich pracą.
