computing-1436693_1280

Macierz Eisenhower’a to sposób na permanentny brak czasu, który jest jedną z najbardziej dotkliwych dolegliwości tocząca człowieka XXI wieku. Człowieka, który często boryka się z trudnym wyborem pomiędzy pilnymi obowiązkami, własnymi przyjemnościami a zobowiązaniami w stosunku do najbliższych.
W efekcie pozostaje niedosyt i ciągłe pretensje wszystkich wokół; szefa, który oczekuje od Ciebie większej dyspozycyjności, męża/ żony, który narzeka na Twój brak zaangażowania w domowe sprawy, a i Tobie nie jest dobrze z myślą, że nie robisz nic dla siebie, nie inwestujesz w swój rozwój, nie masz czasu na książki czy dobry film. Marzysz, żeby dobę można było rozciągnąć jak gumę balonową, żeby z 24 godzin magicznie zrobić 48. Jednak każdy z nas, włączając w to Ciebie, ma 24 godziny i ani minuty, ani jednej sekundy ponad to. I wiesz co? Możesz, naprawdę możesz, zrealizować wszystko co chcesz dysponując tymi godzinami, które są Ci dane.

Pilność i ważność.

Dwight Eisenhower powiedział kiedyś bardzo mądrą rzecz: „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. Ważność i pilność danego zadania to dwa najważniejsze czynniki, wpływające na sposób w jaki wykorzystamy nasz czas. Podstawowym błędem jest skupianie się tylko na rzeczach pilnych, pomijając te ważne. Przecież to właśnie te ważne sprawy nadają sens życiu i wzbogacają je pomagając jednocześnie osiągnąć cel o jakim marzysz. Wiesz dlaczego tak się dzieje? Ważne sprawy nie wywierają na człowieka żadnej presji, z tego powodu nie wydają się pilne. Co za tym idzie- jeśli nie wydają się pilne, to Ty sam musisz w pełni świadomie podejmować się ich wykonywania. Jeden ze słynniejszych prezydentów Stanów Zjednoczonych również miał ten problem- nie potrafił właściwie sklasyfikować swoich zadań według pilności oraz ważności. Szybko jednak znalazł sposób, żeby sobie pomóc i szybko zasłynął z doskonałego zarządzania czasem swoim i swoich podwładnych. Stworzył metodę zarządzania czasem, która funkcjonuje z powodzeniem po dziś dzień, a nosi ona nazwę Matrycy Eisenhowera, zwanej również Polem/ Siatką/ Systemem/ Kwadratem Eisenhowera. Często możesz też spotkać się z nazwą- Matryca Priorytetów. Wszystkie te nazwy mówię o jednej i tej samej metodzie- stworzonej właśnie przez prezydenta Eisenhowera.

Uniwersalne ćwiartki.

Macierz Eisenhowera znajduje się w czołówce popularności obecnie stosowanych technik planowania czasu. Jest uniwersalna, mimo że stworzona została wiele lat temu. Świetnie pomaga ustalić, co jest naprawdę ważne, selekcjonując zadania według pilności i ważności. Swoją budową przypomina układ współrzędnych, gdzie odciętą jest pilność zadania, natomiast rzędną- jego ważność. Cztery ćwiartki macierzy pokazują grupy zadań, którym poświęcasz swój cenny czas i energię.

macierz

Kluczowe jest tutaj odpowiednie rozdzielenie czynności. Często mamy problem z podziałem naszych zadań na ważne, pilne, nieważne i niepilne. Jak je poukładać, jak posegregować, w jaki sposób podzielić? Musisz skupić się na czynnościach najistotniejszych dla Ciebie i osób Ci najbliższych lub osób, od których zależy Twoja kariera zawodowa. Tutaj nie możesz stawiać na równi wykonania zlecenia dla szefa oraz spotkania z ciocią, za którą nie przepadasz. Często zdarza się, że wszystkie Twoje zadania wydaję Ci się równie pilne i ważne, i w efekcie w matrycy bardzo mało jest tych niepilnych i nieważnych. Jeśli i u Ciebie tak się stało, przeanalizuj swój wykres jeszcze raz. Być może nie wszystko są tak istotne, jak Ci się wydaje, może część zadań uda się zlecić komuś innemu, a może niektóre przełożysz w czasie lub wykonasz etapami? Pamiętaj, że sprawy pilne to wszystkie te zadania, które musisz wykonać w ciągu kilku, najwyżej kilkunastu najbliższych godzin, cała reszta powinna znaleźć się w ćwiartce II lub III.

Matryca dzieli się na 4 ćwiartki, jak już zdążyłeś zauważyć.

Ćwiartka A- to wszystkie rzeczy ważne oraz pilne, rzeczy „na wczoraj”, które powinieneś zrealizować sam nie później niż w ciągu najbliższych kilkunastu godzin, a brak ich realizacji pociągnie za sobą negatywne dla Ciebie skutki. Często znajdują się tutaj wszelkie niespodziewane sytuacje oraz skutki zaniedbań, np. nie wykonywanej na czas pracy.

Ćwiartka B- to rzeczy mniej ważne, jednak pilne, których wykonanie można rozłożyć w czasie lub wykonywać je regularnie, np. ćwiczenia fizyczne, przygotowanie do maratonu, długoterminowe leczenie, nauka do egzaminu.

Ćwiartka C- to rzeczy pilne, ale mało ważne, czyli takie które możemy wykonać sami lub zlecić je komuś innemu zaraz po zadaniach wykonanych z pierwszej ćwiartki. Ćwiartka bardzo istotna, bo to właśnie tutaj znajdują się plany na przyszłość, również te dalekosiężne.

Ćwiartka D- to rzeczy mało ważne i mało pilne. Nie są one ani istotne, ani kluczowe, ani nie wymagają pośpiechu. Tutaj swoje miejsce znajdują wszelkie pożeracze czasu, w które często uciekamy, gdy przytłoczą nas zadania z dwóch pierwszych ćwiartkę.

Jak każda metoda zarządzania czasem tak i ta posiada wady i zalety.

Zalety- to niewątpliwie możliwość samodzielnego rozplanowania własnego czasu. Jest to metoda dość szybka oraz łatwa, która na bieżąco daje wgląd w listę zadań do wykonania. Uczy samodzielnego dobierania priorytetów oraz indywidualnego segregowania zadań, jakie masz od wykonania.

Wady- to z całą pewnością pewna trudność w odpowiednim sklasyfikowaniu czynności do określonych ćwiartek oraz tendencja do wpisywania zbyt wielu zadań w pierwsze dwie ćwiartki. Często zapominamy, że nie wszystkie zdania są również ważne i pilne, i że i nam należy się chwila przerwy i oddechu.

Macierz Eisenhowera pomaga w trudnym procesie rozplanowania czasu, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów z organizacją, zresztą tak samo jak reszta metod. Nie należy polegać tylko i wyłącznie na jednej technice. Doskonałe efekty przynosi łączenie kilku metod lub wspomaganie się kalendarzem tradycyjnym lub elektronicznym, które zawsze masz przy sobie.

Macierz Eisenhower’a
Podziel się:
  • Klaudia

    Uwielbiam tą metodę zarządzania czasem, stosuję BARDZO często i nieustannie ją propaguję, ze skutkiem 😉