trzos

Jakiś czas temu szukając sposobów organizacji czasu dla ludzi, którzy nie znoszą wyrafinowanych technik zarządzania sobą w czasie w otchłaniach internetu trafiłem na metodę TRZOS. Nie tylko trafiłem, ale przetestowałem na własnej skórze i na kilku ochotników spośród znajomych. Każdy musiał wykonać skomplikowany projekt przy użyciu tej metody lub przez miesiąc planować codzienne zadania. Najlepiej sprawdziło się w przypadku roztrzepanej koleżanki, która niedawno postanowiła nieco lepiej się zorganizować. Z czystym sumieniem polecam ją roztargnionym bałaganiarzom, którzy szukaj sposobu jak się ogarnąć.

Na czym polega TRZOS

Metoda składa się z kilku etapów. Po realizacji każdego z nich przechodzimy do następnej fazy. Pierwsze litery poszczególnych kroków układają się w akronim „TRZOS”. Każą z liter można rozwinąć w następujący sposób:

T – Terminy zadań spisać
R – Ramy czasowe uwzględnić
Z – Zaplanować rezerwy czasu
O – Ograniczyć inne działania
S – Skontrolować rezultaty.

Powyższy schemat intuicyjnie stosuje wiele tzw. „dobrze zorganizowanych osób”. Nie wymaga skomplikowanych narzędzi ani znajomości technik zwiększania produktywności. Jedynie o czym trzeba pamiętać to planowanie. Codziennie wieczorem lub rano usiądź i ustal przebieg kolejnego dnia. Nic nie stoi na przeszkodzie, by rozpisać sobie tydzień lub dłuższy okres, ale na początek nauki planowania lepiej sprawdzają się krótsze odcinki.

1. Spisanie terminów zadań
W kalendarzu spisujemy wszystkie czekające nas zadania. Obok każdego z nich umieszczamy „deadline”. W przypadku terminów określonych przez okoliczności zewnętrzne nie ma z tym większego kłopotu, trudniej przychodzi wyznaczanie granic czasowych samemu sobie. Jednak jest to absolutnie konieczne.

Zadania bez terminu końcowego są w nieskończoność przekładane. Jeżeli ostateczną datę kupienia dywanu wyznaczysz na 30 października, prawdopodobnie zjawi się on w Twoim salonie, bez określenia daty grozi Ci, że przez następny rok będziesz przeglądać oferty w sklepach internetowych. Każde zadanie musi mieć deadline.

2.Ramy czasowe uwzględnić
Ten etap metody TRZOS to nic innego jak praktyczne wykorzystanie prawa Parkinsona. Jeżeli masz dwie godziny na napisanie wpisu blogowego praca zajmie Ci dwie godziny. Jeśli przeznaczysz na to całe popołudnie, spędzisz przed monitorem całe popołudnie. Na początek może to być trudne, jeżeli nie mierzyłeś czasu pracy, najprawdopodobniej przeholujesz w jedną lub drugą stronę, ale z czasem nauczysz się oszacowywać czas, jaki zajmują Ci najczęściej wykonywane czynności. Koleżanka wprowadziła modyfikację w formie nagradzania się za „wyrobienie się w czasie”, a potem „100 % normy przed czasem”.

3.Zaplanuj rezerwę czasową
Nauka planowania jest trudna, bywa, ze źle oceniamy własne możliwości. Zdarzają się dni, gdy z trudem możemy znaleźć klawisze, gorzej się czujemy albo wypada coś niespodziewanego. Rezerwa czasowa bardzo przydaje się w pierwszym okresie nauki planowania, gdy nie wiemy, ile czasu przeznaczyć na poszczególne czynności. Później daje cudowne poczucie bezpieczeństwa.

W dniach, gdy wszystko wali się na głowę świadomość, że nie zaplanowaliśmy „na styk” i jest trochę dodatkowego czasu bywa naprawdę krzepiąca. Na początek staraj się zagospodarować dzień zgodnie z zasadą 60/40 czyli planuj 60% czasu, a resztę przeznacz na nieprzewidziane zdarzenia lub picie herbaty, gdy niespodziewanie dla siebie ze wszystkim zdążysz.

4.Ograniczyć inne zadania
Metoda TRZOS nie może obejść się bez określenia priorytetów. Większość z nas planuje za dużo. Doba liczy sobie 24 godziny, nie da się zrobić wszystkiego. Z czegoś trzeba zrezygnować. Po zapisaniu zadań wybierz najważniejsze kwestie i im poświęć najwięcej energii. Zastanów się, co można delegować, wykreślić lub zrobić „przy okazji”.

Przyjrzyj się, czy nie dysponujesz „blokami zadań, które można wykonać obok siebie” np. czy po drodze do dentysty nie możesz oddać książek do biblioteki. Pamiętaj tylko, żeby nie popaść w przesadę w planowaniu „przy okazji”. Musisz uwzględnić czas w bibliotece, ewentualną kolejkę itd.

5. Skontrolować rezultaty
Żadna metoda zarządzania czymkolwiek nie może obejść się bez ewaluacji. Zobacz co udało Ci się zrealizować, a czego nie. Zastanów się dlaczego. Co następnym razem można zrobić inaczej, czy da się jakość usprawnić pracę. Oceń też swoje samopoczucie. Być może udało Ci się wykonać wszystko ze swojej listy, ale czujesz się jak przepuszczony przez wyżymaczkę i wypluty. W takim wypadku wziąłeś na siebie za dużo. Zarządzanie sobą w czasie to także rozważne gospodarowanie energią, tak by nie dopuszczać do przemęczenia.

Metoda TRZOS skupia kilka prostych, dobrze znanych technik zarządzania sobą w czasie i zwiększania produktywności. To dobry sposób nauki planowania, a także zdobywania pewnej samoświadomości. W pewnym momencie zdajesz sobie sprawę, kiedy dopada cię zmęczenie i ile zadań jesteś w stanie wykonać. Ta wiedza przydaje się w momencie określania krzywej dziennej efektywności i podejmowania nowych wyzwań. Technika jest użyteczna w planowaniu bieżących zadań i radzeniu sobie ze złożonymi projektami. Nie da się z jej pomocą określić celu życia, ustalić wizji i wyznaczyć kluczowych priorytetów, ale całkiem dobrze sprawdza się w codziennych zmaganiach.

TRZOS pełen czasu – jak radzić sobie z zadaniami krótkoterminowymi
Podziel się: