fbpx

prokrastynacja

Każdy z nas ma w swoim otoczeniu prokrastynatorów. Szef zlecił Dorocie na wczoraj przygotowanie, przeprowadzenie i przeanalizowanie obszernej ankiety. Nic nie mówiąc o deadlinie podzieliła pracę na części, zleciła swemu zespołowi, o sobie nie zapominając. Trzy osoby wywiązały się, dwie zapomniały. Następnego dnia też. Kiedy powiedziała, że ankieta ma być gotowa za piętnaście minut, nagle okazało się, że tyle czasu trzeba było, by uzyskać brakującą część. Od tego czasu wiele rzeczy w podlegającym jej dziale trzeba zrobić na już.

Odwlekanie spraw na później to na tyle częsta przypadłość, że większość ludzi chętnie się do niej przyznaje. Prokrastynacja to rodzaj modnej choroby. Własną łatwo tolerować, ale nie tak łatwo zdobyć się na wyrozumiałość wobec współpracowników lub podwładnych. Pracując z ludźmi prędzej czy później natkniemy się na osobę odsuwającą rozpoczęcie pracy tak długo jak tylko się da.

Jak rozpoznać prokrastynatora

Zwykle już na rozmowie kwalifikacyjnej lub w pierwszych dniach pracy można zidentyfikować osobę odkładającą sprawy na później. Zdanie: „Najlepiej pracuje mi się pod presją czasu” to niemal jawne przyznanie się do prokrastynacji. Osoby odkładające różne sprawy na później chętnie przyznają się do bałaganiarstwa, często mówią o trudnościach z motywacją.

Regularnie nie mogą zmotywować się do wykonywania zwykłych codziennych zadań. Presja czasu, adrenalina i nietypowe okoliczności popychają ich do działania. Zwykłe, rutynowe czynności nudzą i męczą. Drugim niebezpiecznym typem są perfekcjoniści, którzy w nieskończoność poprawiają niewidoczne nawet mikroskopem niedociągnięcia. Kierując ludźmi lub koordynując większe projekty trzeba radzić sobie z różnymi typami prokrastynatorów.

Najczęstsze metody działania prokrastynatorów

Odwlekanie spraw na później rzadko jest świadomym wyborem. Wprawdzie są osoby, które lubią ścigać się z czasem, ale zwykle zawodzi umiejętność zorganizowania sobie pracy lub strach przed porażką. Czasem ludzie w obliczu stresujących zadań stosując taktykę strusia, chowają głowę w piasek i udają, że problemu nie ma.

Tak długo jak uda się o nim nie myśleć nie trzeba się nim zajmować, nie ma kłopotliwych decyzji do podjęcia, żmudnych, nudnych i trudnych zadań. Kolejnym objawem prokrastynacji jest nieumiejętność określania priorytetów. Wszystko wydaje się ważne, więc danej osobie nie starcza czasu na najistotniejsze elementy lub nie umiejąc ich wyłuskać po prostu nie robi niczego.

Co robić z podwładnym prokrastynatorem

Przede wszystkim najszybciej jak się da rozpoznać schemat działania. Każdy prokrastynator funkcjonuje według określanych metod. Określenie modus operandi pozwala przewidzieć jego zachowanie i zabezpieczyć się przed skutkami niedbalstwa. Jeśli kierujesz zespołem, w którym jest prokrastynator musisz być o krok przed nim, dyskretnie kontrolować i zachęcać do działania.

To na Tobie spoczywa odpowiedzialność, zrzucanie winy na leniwych podwładnych nic Ci nie da, a wręcz może zaszkodzić. Jednak jeśli skłonisz zespół do działania, zyskasz szacunek wchodzących weń osób i duży kredyt zaufania. Wcale nie musisz zmienić się w tyrana. Jednak dopasuj sposób działania do osobowości swego trudnego współpracownika.

Pamiętaj, że skłonność do odwlekania nie jest równoznaczna z brakiem kompetencji. Możesz mieć do czynienia ze świetnym fachowcem, który sam z siebie nie potrafi wziąć się do roboty.

Strategie na prokrastynatora

Najłatwiej radzić sobie z tymi, którzy rozkwitają pod presją czasu. Wystarczy dawać im krótkie terminy realizacji. Większe projekty podziel na mniejsze i każdej fazie wyznacz rozsądny niezbyt długi termin realizacji. Nie jesteś poganiaczem niewolników, więc dbaj o to, by harmonogram był realny i twój zespół nie padał z wyczerpania, ale nie przydzielaj zbyt dużych rezerw czasowych.

W przypadku perfekcjonisty interesuj się jego pracą, przystawaj i szczerze chwal. Gdy poziom realizacji zadania Cię zadowala proś o zakończenie pracy. Wielkodusznie możesz zgodzić się na jedną lub dwie niewielkie poprawki, ale nie pozwalaj na dopieszczanie projektu bez końca. Kiedyś trzeba oddać dzieło. Szczerze chwal za dokładność, staranność, ale też szybkość wykonania pracy.

Perfekcjoniści lubią się doskonalić. Może następnym razem Twój podwładny prędzej upora się ze swymi obowiązkami. Uważaj jednak, żeby kontrola nie była nachalna, nie sprawiała wrażenia krytyki czy wręcz mobbingu. Podkreślaj profesjonalizm perfekcjonisty, pytaj go o radę, prowadź długie dyskusje na tematy zawodowe. Niech poczuje się cenionymi profesjonalistą, a nie uczniakiem na cenzurowanym. Chwaląc najczęściej wcale nie będziesz musiał kłamać, bo perfekcjonista zazwyczaj jest bardzo kompetentny.

Osoby nie potrafiące segregować zadań pod względem ich ważności zwykle wymagają tylko odpowiedniego przeszkolenia i życzliwego zainteresowania. Często dopiero zaczynają pracę, są niepewne siebie i boją się popełniania błędu. Czasami wystarczy pokazać im metody zarządzania sobą w czasie, wytłumaczyć, który elementy projektu są kluczowe, a które mniej ważne.

Jeżeli problem leżał w złej organizacji to takiego członka zespołu nie trzeba nawet specjalnie nadzorować. Wystarczy od czasu do czasu zapytać, co się dzieje. Osoby, które panicznie boją się porażki, miały negatywne doświadczenia w poprzedniej pracy trudno przekonać do wychodzenia z inicjatywą. Możesz tylko starać się podtrzymywać dobrą atmosferę w pracy, unikać gróźb, nie dawać do zrozumienia, że za każdy błąd będą wyciągane surowe konsekwencje.

Prokrastynacja w pracy bywa też techniką przetrwania. Osoby źle czujące się na swoich stanowiskach, nieadekwatnie nagradzane, bez perspektywy awansu robią tak mało jak się da. Nie możesz sam zmienić struktury przedsiębiorstwa, ale możesz doceniać wysiłki i osiągnięcia swych podwładnych. Nie tylko pieniądze motywują. Pochwały, poczucie koleżeństwa, wspólny cel mogą być o wiele bardziej skuteczne. Nie zapominaj też, że zwierzchnik nadaje ton. Jeżeli pracownicy uznają, że się obijasz, wezmą z Ciebie przykład.

W szponach prokrastynatorów
Podziel się: