David Allen, twórca metody Getting Things Done, zauważył, że jedną z plag trapiących współczesnego człowieka jest obowiązek pamiętania o zbyt wielu rzeczach.
Porównując ludzki mózg do komputera o ograniczonej pojemności pamięci, zmuszonego do przetwarzania coraz to nowych danych stwierdził, że nadużywanie pojemności mózgu hamuje produktywność i powoduje stres. Z przeładowanym umysłem należy postąpić jak z nieuporządkowanym pokojem. Posprzątać. Jednak usunięcie bałaganu to posunięcie doraźne, aby na stałe pozbyć się problemu trzeba usunąć jego źródło, czyli konieczność zapamiętywania. W wydanej w 2001 roku książce ”Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” zaprezentował metodę radzenia sobie z codziennymi wyzwaniami bez konieczności obciążania zasobów pamięci. Celem jest nie tylko realizowanie zadań, ale także czysty umysł. Jej założenia z początku wydają się skomplikowane, ale użytkownicy zapewniają, że po jakimś czasie stosuje się je intuicyjnie.
Getting Things Done – opis metody
Według Allena kluczowymi elementami w zarządzaniu sobą w czasie są kontrola i perspektywa. Kontrolę nad zobowiązaniami zapewnia szczegółowy proces GTD, natomiast na perspektywę pozwala ujęcie bieżących zadań w kontekście sześciu poziomów:
Bieżące zadania,
Bieżące projekty,
Obszary odpowiedzialności,
Cele roczne,
Wizja na 5 lat,
Całe życie.
Do wypróbowania metody potrzebne będą ołówek, kilka kartek papieru i pudełko, a w nowszej wersji aplikacja komputerowa, np.: Nozbe, Nirvana czy Wunderlist. Następnie musimy przejść przez kilka etapów.
1. Gromadzenie, czy też kolekcjonowanie wszystkiego, co wymaga uwagi. Procesowi gromadzenia podlegają zarówno rzeczy materialne, zadania jak i myśli. Należy je zebrać w jeden wielki stos, spisać na kartce i włożyć do pudła. Dzięki gromadzeniu oczyścisz umysł, dowiesz się ile naprawdę masz rzeczy do zrobienia i najprawdopodobniej gorzko zapłaczesz, by przejść do kolejnego stadium.
2. Analizowanie- należy określić, czy warto i należy zająć się daną sprawą. W zależności od wyników selekcji umieszczasz dane kwestie w:
a) koszu- tu trafia wszystko, czym nie zamierzasz się zająć,
b) archiwum-umieszczasz tu kwestie nie wymagające reakcji, ale zawierające potencjalnie przydatne informacje,
c) kiedyś- może- do tej „przegródki” trafiają sprawy, którymi być może się zajmiesz, ale w tej chwili nie mają wielkiego znaczenia. Ważną częścią metody jest, opisywana wcześniej, na blogu zasada dwóch minut. Jeśli jakaś sprawa zajmie nie więcej niż dwie minuty, należy uporać się z nią od razu, co znacznie skróci następny etap,
sprawy,którymi należy się zająć i będą podlegać następnemu etapowi.
3.Porządkowanie
Kwestie, którymi należy się zająć trafiają na listę, a właściwie na kilka list, gdyż należy je pogrupować na:
a) projekty – główne zadanie składa się z kilku mniejszych,
b) najbliższe działania- pilne kwestie,
c) oczekiwane- zadania, co do których należy uzyskać dodatkowe informacje( zapoznać się z raportem współpracownika)
d) kalendarz- rzeczy, które musisz wykonać w ściśle określonym terminie ( np. wizyta u dentysty).
4.Przegląd
Posortowanie zadań nie na wiele się zda, jeśli nie będziemy na bieżąco kontrolować czynności wykonywanych i zaplanowanych. Allen rekomenduje codzienną inspekcję listy zadań i kalendarza, oprócz tego przynajmniej raz w tygodniu należy przejrzeć listę projektów i wszystkich zadań.
5. Realizacja zadań- należy po prostu zajmować się kolejnym pozycjami z listy. Działania grupowane są w bloki np. odpisywanie na maile i wykonywane w zależności od
– sytuacji,
– ilości dostępnego czasu,
– poziomu energii.
Wdrażanie metody zakłada wykonywanie zaplanowanej pracy, wykonywanie pracy, która pojawia się niespodziewanie, planowanie pracy. Warunkiem powodzenia jest osiągnięcie równowagi pomiędzy zadaniami planowanym a niespodziewanymi.
Zalety GTD
Metoda jest niesłychanie elastyczna i całościowa, obejmuje zarówno sferę zawodową jak i życie prywatne. Zwalnia do konieczności obciążania pamięci, pozwala na „ogarnięcie życia”, umożliwia szybką kontrolę działań zaplanowanych i wykonanych. Użytkownicy podkreślają jej uniwersalność i prostotę. Po pewnym czasie staje się intuicyjna, zwiększa efektywność, ponieważ skraca proces podejmowania decyzji.
O ile sprawa nie trafiła do kosza wiadomo, że trzeba się nią zająć, jeśli potrwa dwie minuty, należy ją załatwić od ręki, nie ma miejsca na wahania i negocjacje z samym sobą. Pogrupowanie zadań na bloki pracy również zwiększa skuteczność oraz ogranicza ryzyko zapomnienia, jeśli rutynowo odpowiadamy na maile, spada prawdopodobieństwo, ze nie wyślemy istotnej dla nas odpowiedzi. Codzienny i cotygodniowy przegląd listy dodatkowo zabezpieczają nas przed roztargnieniem. Ustalenie rzeczy, którymi nie warto się zajmować, automatycznie daje więcej czasu, na kwestie uznane przez nas za istotne.
Wady GTD
Metoda GTD zawiera kilka słabych punktów. Nie polecałbym jej osobom niewdrożonym do układania list i określania priorytetów. Wprawdzie wstępna selekcja zakłada pewną hierarchię, ale może się okazać, że oddanie butów do szewca ma tę samą wagę, co sfinalizowanie kupna domu.
Konieczność notowania wszystkiego, sprawdzania list, może okazać się uciążliwa. Wprawdzie istnieje kilka pomocnych aplikacji, ale i tak, mniej entuzjastycznie nastawieni do organizacji, znajomi pomysł całościowego przejęcia zasad GTD skomentowali wymownym ruchem palca uderzającego w czoło. Ocena może być niesprawiedliwa, ale pokazuje jak bardzo przytłaczająca może być ta metoda dla początkujących adeptów organizowania. Ja sam, gdy zgromadziłem sprawy wymagające uwagi miałem ochotę wyrwać sobie włosy z głowy, ale przynajmniej naprawiłem te zawiasy w szafce kuchennej… Jednak nawet najwięksi sceptycy są chętni do wypróbowania zasady 2 minut i podzielenia pracy na bloki. Na forach internetowych znalazłem informację, że metoda ta prowadzi do osłabienia pamięci, ponieważ rozleniwia umysł. Temu akurat można łatwo zaradzić, chociażby poprzez czytanie książek.
Reasumując, wiele elementów z GTD jest wartych zastosowania. Na razie nie próbowałem całościowego wdrożenia tej metody, ale poleciłbym ją osobom usystematyzowanym, przyzwyczajonym do układania list, umiejącym określać priorytety. Układanie zadań w bloki i zasada dwóch minut mogą znacznie ułatwić życie, a wstępne wyrzucenie nieistotnych drobiazgów z listy zadań, głowy, komputera od razu stwarza więcej czasu. Czy nie o to chodzi?
