Każdy weteran planowanie zadaje sobie pytanie: jak planować dzień? To ciągła walka pomiędzy pokusą produktywności i pobłażania sobie, prokrastynacji i nadmiernej ambicji. Jednak trzeba pogodzić się z faktem, że lepszy niedoskonały plan niż żaden i opracować własny system.
Mój opierają się na założeniu, że nie planuję dla samego planowania. Nie odczuwam potrzeby posiadania wypieszczonego planu, który pokaże wszystkim jak zorganizowanym człowiekiem jestem. Natomiast lubię wieczorem czuć satysfakcję z dobrze wykonanych zadań, radość z przyjemności, na które mogłem sobie pozwolić i podekscytowanie na myśl o jutrze. Planowanie dnia ma mi to wszystko zapewnić. Wyznacznikiem dobrego planu dnia są nie tylko wykonane zadania, ale także samopoczucie, ilość wolnego czasu, dobre relacje z otaczającymi mnie ludźmi.
Jaki powinien być dobry plan?
Planowanie dnia nie powinno zabierać zbyt wiele czasu. Jednak warto przeznaczyć na nie choćby kilka minut. Długo zastanawiałem się jaki powinien być idealny plan dnia, jak dotąd nie udało mi się opracować uniwersalnej receptury. Mimo wszystko zdołałem określić cechy dobrego planu. Powinien być:
1. Realistyczny- doba ma 24 godziny i nie powinny być one w całości poświęcone na pracę. Nie warto brać na siebie zbyt wiele obowiązków, należy też uwzględnić konieczność poprawek, opóźnienia, a czasami najzwyczajniejszego pecha.
2. Konkretny- należy jasno określić cele, jeśli nie wiesz, co masz zrobić, to najprawdopodobniej tego nie zrobisz.
3. Praktyczny- przydaje się ustalenie priorytetów. Niezależnie, czy korzystasz z matrycy Eisenhowera, czy nie, należy w pierwszej kolejności ustalić rzeczy ważne i pilne. Moja „niezorganizowana” koleżanka planuje, co może zrobić, przy sprzyjających warunkach i z czego zrezygnować w razie potrzeby. Nie miota się jednocześnie prasując, gotując obiad i pracując przy swoich projektach, ponieważ zawczasu ustaliła, że jeśli priorytetowe zadanie zajmie jej więcej czasu, to nie sprząta. Ustalenie rzeczy, z której można zrezygnować daje niesamowity komfort psychiczny, natomiast określenie, za co w pierwszej kolejności należy się zabrać pozwala lepiej zorganizować sobie pracę.
4.Pesymistyczny- zawsze coś wypadnie, problemy nie znikną, dlatego że ładnie zaplanowaliśmy sobie dzień, jeśli pracujemy w zespole trzeba wziąć też pod uwagę błędy współpracowników, dlatego lepiej zawczasu przewidzieć trudności i odpowiednio na nie reagować, warto zostawić sobie pomiędzy ważnymi zadaniami rezerwę czasową na walkę z nieprzewidzianym.
Szkoły planowania dnia
Istnieją dwie główne koncepcje planowania dnia:kalendarzowa i ryczałtowa. Być może dzięki nim uda Ci się wykroić parę godzin na kino i spacer.
a) Strategia kalendarzowa
To nic innego, jak znana wszystkim metoda, robienia szczegółowych notatek w kalendarzu. Każdej czynności przydziela się konkretną godzinę i datę. Zaletą tej metody jest to, że ma się wszystko w jednym miejscu. Jednak zadania często kolidują ze sobą, brakuje miejsca na zapiski, trudno określić priorytety. Nieuchronnie wkrada się pośpiech i stres. Może też się zdarzyć, że z naszych notatek wynika, że byliśmy niezmiernie zajęci podczas gdy w rzeczywistości niewiele zrobiliśmy. Plan wg. strategi kalendarzowej wygląda mniej więcej tak:
17.00- wysłać maila do Magdy, 17.10- nauczyć się słówek z angielskiego, 17.20 – upiec ciasto, umyć naczynia, nastawić pranie, 19. 00 kolacja
b) Strategia ryczałtowa
Zakłada ścisły podział obowiązków i używanie kalendarza zgodnie z jego przeznaczeniem. Wydarzenia, które mają określoną datę i godzinę, stanowią bloki pracy, w których mieszczą się inne, mniej istotne zadania. System jest prosty i przejrzysty, łatwo oddzielić rzeczy istotne od drobiazgów.
Plan według strategi ryczałtowej wyglądałby tak
17.00- zamknąć projekt. 17.10 angielski, 17. 20- 18.55 prace domowe, 19. 00- kolacja
Plan sporządzony wg strategii ryczałtowej w fazie przygotowań jest trudny do opracowania i wdrożenia, wymaga dodatkowych aplikacji lub kartek papieru, łatwo można o czymś zapomnieć.
Strategie kontra rzeczywistość
Bez względu z której strategii korzystamy, planowanie dnia często zależy od czynników losowych. Do godziny wywiadówki dziecka, czy wizyty u dentysty musimy się dostosować, dlatego lepiej od razu wpisać do kalendarza wszystkie ważne spotkania i wokół nich skupić pozostałe aktywności. Niezależnie od tego, jak doskonały jest nasz plan, być może trzeba go będzie zmienić lub odwołać w ostatniej chwili.
Moja koleżanka planowała ważną firmową imprezę. Porozdzielała wszystkie zadania, uwzględniła dodatkowe okoliczności, przewidziała bufor czasowy. W ostatniej chwili okazało się, że firma cateringowa nie może zrealizować zamówienia. Spokojnie, realizując strategię B, zadzwoniła do zaprzyjaźnionej restauracji, okazało się, że nie mogą dowieźć jedzenia, ponieważ zepsuł im się samochód. Wszystko skończyło się dobrze, impreza się udała i nikt nie wyszedł głodny, jednak czasami nawet najlepiej przygotowane plany zawodzą. Możemy tylko starać najlepiej jak potrafimy, przewidywać nieprzewidziane i działać, gdy los krzyżuje nam szyki, i zostawiać rezerwę czasową.
Planowanie dnia a równowaga pomiędzy pracą i przyjemnością
Planowanie może okazać się świetną odtrutką dla perfekcjonistów i pracoholików. Nie chcę generalizować, ale z doświadczenia wiem, że bardzo niechętnie zmieniają plany. Nic prostszego niż wpisać wypoczynek na listę zadań. W końcu plan trzeba wykonać! Wpisanie przyjemności do planu czyni go bardziej przyjaznym. Łatwiej zabrać się za nudne lub nielubiane czynności, jeśli na horyzoncie majaczy wizja nagrody.
Techniczne aspekty planowania
Do zaplanowania dnia potrzebne nam są ołówek i kartka papieru. Cała reszta to dodatki. Jeżeli planowanie ma stać się codziennym nawykiem warto zainwestować w porządny kalendarz lub rozejrzeć się wśród aplikacji komputerowych. Jednak najważniejsze to zacząć. Reszta przyjdzie z czasem.
