Po co w ogóle lista zadań
Lista zadań to taka irytująca fraza bez której nie może obejść się żadne szkolenie z zarządzania sobą w czasie. Tym bardziej zadziwia fakt, że niektórzy jej w ogóle nie robią. Cytując najpopularniejszy argument: nie mają, a żyją. Jednak co to za życie, w którym stale brakuje czasu? Poleganie na swojej pamięci owocuje chaosem, zaległościami i stresem. Przetestowałem życie z listą zadań i bez niej. I mogę tylko powiedzieć, że bez spisu rzeczy do zrobienia wylądowałem w czarnej dziurze. Lista zadań po pierwsze:
- informuje, co jest do zrobienia,
- motywuje do wykonania zadań ( zapisane równa się wykonane, poza tym tak miło się wykreśla),
- pomaga ustalić priorytety,
- ułatwia zorientowanie się na jakim etapie realizowania celów jesteśmy,
- może uczyć jak wykroić czas wolny.
- Jednak samo spisanie listy zadań do zrobienia nic Ci nie da jeśli nie będziesz ich wykonywać. Czas oszczędza wykonywanie zadań, a nie ich notowanie.
Jak polubić listy zadań
Sporządzanie listy zadań powinno być jak mycie zębów, nikt szczególnie się nie zastanawia, czy je wyszorować, wszyscy po prostu to robią. Jednak jeśli polubienie jakiejś pożytecznej czynności ma pomóc w jej wykonywaniu, to zastanów się, co konkretnie ci przeszkadza.
Większość ludzi utożsamia je z obowiązkami, może więc czas odczarować listę zadań. Życie nie składa się z samych obowiązków, jest w nim czas na spontaniczność, zabawę, beztroskę i chwile błogiego lenistwa. Wszystko sprowadza się do proporcji. Zacznij na listę zadań wprowadzać przyjemności. Być może przyjemniej będzie się pisało i przeglądało spis, na którym widnieje wycieczka rowerowa lub drzemka. Przydaje się to pracoholikom i perfekcjonistom. Serio. W pewnym momencie zorientowałem się, że utknąłem w kieracie i na nic oprócz pracy nie starcza mi już czasu. Wpisywanie przyjemności ułatwiło mi odzyskanie kontroli.
Jak znaleźć czas na układanie list
Osoby, które nie przygotowują list twierdzą, że czynność ta jest zbyt pracochłonna. Być może rozwiązaniem byłoby zespolenie jej z innym nawykiem. Koleżanka powiedziała mi, że udało jej się wdrożyć nawyk, dzięki połączeniu go z filiżanką ulubionej herbaty. Kolega swoją listę zadań układa w czasie spaceru z psem ( dobrze mu się wtedy myśli, w trakcie obowiązkowych postojów, zapisuje na telefonie).
Ile list zadań człowiek potrzebuje?
Na początek tylko dwóch, ja sam robię kilka, mam nadzieję, że w komentarzach napiszecie mi jak to u Was wygląda.
Za niezbędne uważam listę dzienną i listę kwartalną. Sporządzanie listy dziennej pozwala uporać się z bieżącymi zadaniami, ale nie daje możliwości oceny stopnia realizacji dłuższych projektów i życiowych celów. Myślmy dalekowzrocznie. Można ułożyć roczną listę zadań, ale zbyt wiele niewiadomych zniechęca do podejmowania tego wysiłku, tak więc cele roczne, zadania kwartalne.
Moje bieżące listy zadań
Najlepiej sprawdzają mi się trzy listy: dzienna, tygodniowa i kwartalna. Wieczorem zapisuję wszystko, co uważam, że powinienem zrobić, wybieram trzy priorytetowe zadania, kilka rzeczy, którymi mogę się zająć, jeśli wystarczy mi czasu i aktywności, z których mogę zrezygnować. Jednak uważam, aby w kategorii “Do usunięcia” nie lądowały wyłącznie przyjemności.
Lista tygodniowa dotyczy całego tygodnia. Tu też mam trzy priorytety. Lista kwartalna obejmuje trzy miesiące i uwzględnia fakt, że pomiędzy trudnymi projektami doświadczę “lenistwa pospolitego”, mogę zapaść na grypę lub mieć spadek formy. Papier wszystko przyjmie, ale moja wytrzymałość ma swoje granice, a zarządzanie czasem to w dużej mierze zarządzanie swoją energią.
Lista “kiedyś” i “lista marzeń”
Lista “Kiedyś” obejmuje rzeczy, którymi zamierzam się zająć, ale nie zależy mi szczególnie na wpisywaniu ich w harmonogram np. : uprzątnięcie szafki z butami. Przepisuję tam też niezrealizowane z powodu niskiego priorytetu zadania z list tygodniowych. Jeśli coś długo zalega to albo biorę się za to, albo rezygnuję z wykonania.
No i wreszcie moja ulubienica “Lista marzeń”. Zawiera książki, które chciałbym przeczytać, idee, które chciałbym poznać miejsca, które chciałbym zwiedzić. Dziwna rzecz, ale odkąd ją prowadzę nauczyłem się wielu nowych rzeczy. Może dlatego, ze kiedy pojawia się niespodziewany przestój albo wolna chwila, wiem, co robić. Kanban w kontekście zarządzania swoimi zadaniami, wciąż “rozkminiam”, ale Inzynierx, dzięki za podpowiedź w komentarzu.
Jak robić listy?
Większość osób wykorzystuje do tego kalendarz, a potem narzeka na bałagan i niemożność znalezienia czegokolwiek. W kalendarzu umieszczam tylko spotkania. Listę i harmonogram ( u mnie to dwa w jednym) trzymam osobno,w widocznym miejscu. Listę dzienną najlepiej sporządzić wieczorem i przejrzeć zaraz rano. W ten sposób nie traci się czasu na zastanawianie się , co robić.
Większość ludzi po prostu spisuje wszystkie zadania, ale ciekawym rozwiązaniem z GTD są listy kontekstowe. Osobno spisuje się zadania wymagające np “użycia komputera”, “opuszczenia domu”, pozwala to zaoszczędzić wiele czasu, ponieważ automatycznie dbamy o logistykę.
Przed zrobieniem pierwszej listy zbierz wszystkie karteluszki, planery, kalendarze, przejrzyj i wypisz wszystko, co ci przychodzi do głowy. Pisz do momentu, w którym nie potrafisz wymyślić niczego do zrobienia. Usuń, co możesz, a resztę rozplanuj. Tylko pamiętaj, żeby się nie zapracować na śmierć. Musisz spać, jeść, wypoczywać. Jednorazowy zryw nic nie da. Listy zadań mają to do siebie, że trzeba je regularnie przeglądać , a potem uporać się z ich zawartością.
