Kiedyś już pisałem, że zarządzanie czasem nie istnieje. Człowiek nie jest w stanie go sobie podporządkować. Nie chcę zagłębiać się w metafizykę, ale czy zastanowiłeś się kiedyś, czym jest czas? Uczeni, filozofowie, fizycy poczynając od starożytności bezskutecznie próbują znaleźć odpowiedź na to pytanie.
Heidegger twierdzi, że czasu nie ma ani w podmiocie, ani w przedmiocie, jego istnienia nie można uchwycić ani wewnątrz ani zewnątrz bytu. Dla Kanta czas i przestrzeń są wytworem zmysłów. Bergson oddziela czas matematyczny, mierzalny od czasu rzeczywistego, który jest czystym „dzianiem” się, ruchem, ciągłością. Już to pobieżne zestawienie wskazuje na niedefiniowalność czasu. Po zagłębieniu się w temat robi się jeszcze ciekawiej. Być może czasu w ogóle nie ma? Jest złudzeniem zmysłów lub strumieniem świadomości. Zwierzęta przecież nie mierzą czasu, mimo że w nim istnieją. George Berkley twierdzi, że bez umysłu, który postrzegałby zmiany sama idea czasu jest zwykła iluzją. Mówiąc o zarządzaniu czasem implikujemy, że mamy władzę nad czymś, czego nie potrafimy określić i nawet nie wiemy, czy istnieje.
Odstawmy na bok wyrafinowane filozoficzne koncepcje i przywołajmy tzw „chłopski rozum”. Zarządzanie czasem oznaczałoby pełną nad nim kontrolę. Moglibyśmy wracać do przeszłości, usuwać minuty z nudnych wykładów, dodawać godziny do spotkań z przyjaciółmi. Ech, to byłoby piękne! Przynajmniej na pierwszy rzut okna, na drugi niekoniecznie…
Skoro ustaliliśmy, że zarządzanie czasem to mit, możemy wyrzucić kalendarze, organizery i listy zadań. Niestety, nie ma tak dobrze. Czasem nie możemy zarządzać, ale sobą już tak. Od naszej samodyscypliny, inwencji i biegłości w jego wykorzystywaniu zależy w dużej mierze jakość naszego życia. Ten blog istnieje między innymi po to, żebyś nie był stale zajęty.
Cel zarządzania sobą w czasie
Każdy stara się zarządzać sobą w czasie. Brak szczegółowego planu nie zawsze oznacza kiepską organizację. Jedna z moich koleżanek, osoba dla której doba wydaje się rozciągać do 48 godzin, twierdzi, że nie cierpi planować. Podobno robienie list sprawia, że czuje się jak cyborg, pomimo to wykorzystuje każdą sekundę. W jej przypadku umiejętność organizowania łączy się z niechęcią do nazewnictwa.
Moja koleżanka, podobnie jak wielu ludzi, mylnie uznała, że zarządzanie czasem oznacza wciskanie nowych obowiązków do i tak napiętego grafiku. W tym ujęciu organizacja ma służyć produktywności utożsamianej z pracoholizmem. Istotnie, opisywane w książkach metody zarządzania czasem (wiem, nie istnieje, ale cóż zrobić, skoro termin już się przyjął) kładą nacisk na efektywność i często związane są z wykonywaniem zadań zawodowych.
Najpopularniejsze ujęcie tematu mówi, że zarządzanie czasem to planowe i systematyczne wykonywanie zadań prowadzących do założonych celów. Organizacja ma skrócić okres przeznaczony na uporanie się z kolejnymi działaniami. Jednak nie o to chodzi, by po wykonaniu zadania od razu przejść do następnych. Doprowadzenie się do wyczerpania, to dowód na złe zarządzanie sobą w czasie. Bez względu na ujęcie filozoficzne, jest on bezcennym dobrem i możemy wykorzystać go nie tylko na pracę.
Mnisi buddyjscy sporą część dnia przeznaczają na medytację. Czy to znaczy, że są leniwi i źle zorganizowani? Nie, skoro ich priorytetem jest dążenie do oświecenia marnotrawstwem byłoby trwonić życie na zdobywanie majątku. Nie zachęcam do porzucenia świata i obejmowania drzew w Tybecie, chcę tylko pokazać, że na kwestię planowania można spojrzeć z różnych kątów. Właściwe obchodzenie się z czasem może uczynić nasze życie pełniejszym, szczęśliwszym i bardziej satysfakcjonującym. Szalony pęd od zadania do zadania to rzeczywiście recepta na frustrację, zniechęcenie i wyczerpanie.
Jednak pomiędzy gnuśnością i pracoholizmem występuje mnóstwo stanów pośrednich. Zresztą zmarnowanie popołudnia na kanapie nie jest niczym nagannym, o ile nie rozciąga się na całe życie. Okresy zbyt intensywnej pracy zdarzają się wszystkim, każdy z nas, mimo najlepszej organizacji, miewa chwile, w których nie wiadomo, w co ręce włożyć. Zarządzanie czasem, czy też kontrolowanie siebie w czasie, ma nam pomóc znaleźć równowagę. Osiągnięcie jej bardzo ułatwia wykonanie listy priorytetów. Jeśli wiemy, na czym nam zależy, łatwiej nam będzie rezygnować z nieistotnych aktywności. Umiejętność zarządzania czasem to po prostu sztuka świadomego życia.
Etapy zarządzania czasem
1. Zarządzanie czasem, w klasycznym ujęciu, można podzielić na etapy:
2. Wyznaczenie celów- bądź realistą, ale nie pesymistą. Nie bój się postawić przed sobą ambitnego zadania, ale nie przesadzaj z ilością.
3. Planowanie- oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań. W następnych wpisach poruszę temat „buforu czasowego”, ale już teraz, proszę, zaplanuj sobie rezerwę na nieprzewidziane okoliczności.
4. Podejmowanie decyzji o sposobie wykonywania zadań- ustalenie priorytetów.
5. Realizacja- opracowanie harmonogramu, wykonywanie zadań, zgodnie z przyjętymi wcześniej założeniami.
Monitorowanie- obserwacja procesu wykonywania zadania, kontrola wyników, ewentualna zmiana założeń.
Wiem, że dla zwolenników slow life powyższe zestawienie wygląda przerażająco. Ale to nic innego niż opis taktyki, którą wielu z nas stosuje intuicyjnie. Przykład?
Zbliżają się moje urodziny. Zamierzam zaprosić kilkoro przyjaciół i własnoręcznie przygotować przyjęcie. Cel jest więc postawiony. Teraz planowanie. Układam menu. Spisuję składniki. Przeczesuję zawartość szafek kuchennych i lodówki. Skreślam z listy, czego nie muszę kupić. Wybieram się na zakupy. Zakładam, że ugotowanie zajmie mi dwie godziny. Trzecią godzinę przeznaczę na przygotowania: ogarnięcie bałaganu, nakrycie stołu i przebranie się. Muszę uwzględnić wykorzystanie piekarnika, a także ustalić kolejność przygotowywania potraw, by jak najwięcej zrobić w międzyczasie. Jeżeli po dwóch godzinach potrawy będą gotowe to pierwszy etap prac mam za sobą. Jeśli dzięki kuchennym trikom udało mi się ograniczyć czas przeznaczony na gotowanie do 2 godzin, sprzątanie do 10 minut, nakrycie stołu zajęło 10, to zostaje mi chwila na odpoczynek.
Zarządzanie czasem to naturalna zdolność człowieka. Opiera się na umiejętności dokonywania wyborów. Dobra organizacja po prostu usprawnia cały proces, zła spowalnia i przy okazji pozbawia nas energii. Czasami wystarczy zwykły zdrowy rozsądek, niekiedy trzeba użyć bardziej wyrafinowanych narzędzi. Kierowania sobą w czasie można się nauczyć. Wymaga to pewnego trudu, ale efekt wart jest wysiłku.
