Co się dzieje z Twoim czasem? Dlaczego nie masz ani jednej wolnej chwili na spotkania z przyjaciółmi, hobby czy chociażby spokojne wypicie kawy? Jedno wiem na pewno. Nie kradną go krasnoludki. Facebook, seriale, zła organizacja czasu? Kiedyś też tak myślałem, ale odpowiedź ta z jakichś powodów nigdy nie wydawała mi się satysfakcjonująca.
Bardzo chciałbym, by po usunięciu wszystkich rozpraszaczy, każdy z nas mógł wieść życie o jakim marzy. Bardzo często przyczyną ulegania rozpraszaczom, odwlekania na później i innych problemów z zarządzaniem sobą w czasie jest ….uwaga…właśnie brak czasu. Jesteśmy zbyt zajęci by mieć wolną chwilę. Niewiarygodne?
Zbyt krótka doba
Zanim zmienisz swoje nawyki związane z produktywnością, kupisz kolejną książkę lub przejdziesz następny kurs, ustal ile czasu naprawdę potrzebujesz, by uporać się ze wszystkimi swoimi obowiązkami. Nie zmieniaj niczego w swoim postępowaniu. Żyjesz tu i teraz, zatem taką sytuację będziesz musiał zaakceptować lub zmienić. Dokładnie przeanalizuj swój rozkład dnia. Za pomocą bardzo prostej, chociaż pracochłonnej metody: przez ustalony przez siebie okres zapisuj, co dokładnie robiłeś i jak długo. Nie pomijaj żadnej trywialnej czynności. Jeśli przez trzy minuty zakładałeś płaszcz i buty, zapisz to.
Ustal, ile czasu potrzebujesz, by wykonać swoją pracę. Musisz wiedzieć, czy przygotowanie prezentacji średnio zajmuje Ci dwie godziny, czy czterdzieści minut. Każdą skomplikowaną procedurę podziel na etapy i określ, ile minut każdy z nich pochłania. Często okazuje się, że przygotowanie prezentacji zajmuje może dwie godziny, ale związane z tym zadaniem czynności zabierają jeszcze jedną. Naprawdę potrzebujesz więc czterech. Potem spisz wszystkie swoje obowiązki: zawodowe, domowe, rodzinne i wylicz, ile czasu musisz przeznaczyć, by się z nich zadowalająco wywiązać.
Nie zdziwię się, jeżeli wyjdzie Ci, że 38 godzin. Przypominam, że doba ma tylko 24. Oczywiście z analizy wyjdzie też, gdzie i w jaki sposób marnujesz swój czas, ale spójrzmy prawdzie w oczy, jeżeli wiem, że i tak nie zdążę zrobić wszystkiego, pogaduszki przy kawie przynajmniej nieco rozjaśnią długi, monotonny dzień.
W poszukiwaniu straconego czasu
Na pierwszy rzut oka uwagę przyciągają rozpraszacze, predestynacja i perfekcjonizm. Na blogu wielokrotnie namawiałem do skutecznej rozprawy z każdą z tych przeszkód. Jednak walką z odwlekaniem i dążeniem do doskonałości trwa, a problem przeciążenia obowiązkami zostaje. Usunięcie rozpraszaczy to naprawdę doskonały pomysł, pod warunkiem, że nie weźmiesz na siebie dodatkowych obowiązków. Skoro zaoszczędziłeś godzinę, uporałeś się z zaległościami to przecież nic nie stoi na przeszkodzie, by oddać pracy trzy godziny ze swego życia.
Jeśli chcesz wprowadzić trwałe zmiany to usuń rozpraszacze, ogranicz prokrastynację, ale przede wszystkim twórczo wykorzystaj technikę Pareto.
Technika Pareto w planowaniu dnia
Każdy zna twierdzenie, że 80% efektów jest zasługą 20% włożonych w ich uzyskanie działań. 80% książek z biblioteki czyta 20% czytelników. 80% zysków firmy generuje 20% klientów, a 80% Twoich ubrań leży sobie w szafie, czekając na moment, gdy zdecydujesz się zrezygnować z jednej z 20% ulubionych rzeczy. Każdy zna tę prawidłowość, ale niewielu ludzi czyni z niej użytek. Niech zgadnę -20%.
Gdy już ukończysz analizę swego rozporządzania czasem, spokojnie się zastanów jak chciałbyś w przyszłości go spędzać. Ustal swoje 20% najważniejszych działań. Określ ile czasu na nie potrzebujesz i zastanów się jak go znaleźć. W zarządzaniu sobą w czasie koncentruj się jak wykonać te 20% rzeczy, z których pochodzi lwia część efektów Twojej pracy. Przestań myśleć jak wtłoczyć więcej zadań, a zacznij koncentrować się jak ograniczyć ich ilość. Usunięcie rozpraszaczy jest tylko częściowym rozwiązaniem problemu, gdyż wkrótce znajdziesz coś innego na ich miejsce. Dobrze byłoby, gdyby pomogło Ci uzyskać 80% rezultatów.
Uwzględnij krzywą efektywności
Zasada Pareto nie oznacza, ze 80% Twoich działań jest bezwartościowa. Czasem trzeba wykonać mnóstwo żmudnych, mało widowiskowych czynności, by móc zająć się strategicznym zadaniem. Musisz tylko przestać zajmować się wszystkim na raz. Określ co naprawdę musisz zrobić, nadaj priorytety poszczególnym zadaniom, a następnie (według ważności) przesuń ich realizację na czas, kiedy jesteś najmniej lub najbardziej efektywny.
Każdy ma swój rytm biologiczny. Jeżeli potrzebujesz 2 godzin na poranny rozruch, uporaj się w tym czasie z “michałkami”, a gdy będziesz w szczytowej formie zabierz się za najważniejsze dla siebie kwestie. Gdy zenit Twej efektywności przypada na godziny poranne, najbardziej odpowiedzialne czynności planuj na początek dnia.
Przyjrzyj się delegowaniu
Zastanów się, czy naprawdę sam musisz zajmować się tym wszystkim. Być może boisz się delegować albo padłeś ofiarą delegowania. Może się okazać, że wykonujesz nie swoją pracę. Jak najszybciej pozbądź się cudzych obowiązków. Jeżeli jest to niemożliwe przynajmniej dopilnuj, by Twoi zwierzchnicy wiedzieli, że masz sporo na głowie. Będzie łatwiej negocjować podwyżkę.
Ustal priorytety
Wybierz kilka, maksimum sześć priorytetowych zadań i poświęć około godzinę na pracę nad każdym z nich. W tym czasie skoncentruj się wyłącznie na poszczególnych aspektach tej kwestii. Nie rozpraszaj się ani nie przerywaj pracy. Jeżeli nie musisz przeznaczać sześciu godzin na pracę nad priorytetami tym lepiej. Resztę czasu przeznacz na niepodziewane “wrzutki”, realizację mniej ważnych aspektów i wypoczynek.
Odpoczywaj
Mózg potrzebuje regularnych przerw. Po godzinie lub półtorej rób 10 minut przerwy. W tym czasie zajmij się czymś diametralnie różnym od tego, co pochłaniało twoją uwagę. Jeżeli pisałeś na komputerze, to nie odbieraj w tym czasie poczty, idź na kawę, skseruj coś albo posprzątaj biurko. Ustal nieprzekraczalną godzinę kończenia pracy. Wypoczynek, hobby i odpowiednia ilość snu przekładają się na wyższą skuteczność i większe zadowolenie z życia, a o to przecież chodzi.
