Każdy ma 24 godziny na dobę przez 365, ewentualnie 366, dni w roku. W tę ograniczoną ilość usiłujemy wtłoczyć wszystko co nam przyjdzie do głowy: pracę, rodzinę, hobby, obowiązki domowe. Niektórym wychodzi to lepiej, innym gorzej. Ci pierwsi do perfekcji opanowali sztukę oszczędzania czasu. Nie zawsze stosują wyrafinowane metody zarządzania sobą w czasie, czasem pomaga im zdrowy rozsądek i intuicja. W końcu liczy się wynik.
Znam jednak osoby, które bardzo chciałyby zyskać dla siebie jeszcze kilka dodatkowych chwil, ale dostają gęsiej skórki na sam dźwięk słowa “produktywność”. Można świetnie wykorzystywać czas bez tablicy Eisenhowera, wyznaczania celów SMART i metody Getting Things Done. Uważam, że lepsze efekty osiąga się stosując dostępne narzędzia, ale nie ma żadnego prawa nakazującego wdrażać techniki zwiększania efektywności. Co zrobić, by nieco zwiększyć osobistą skuteczność bez całościowego wdrażania metod zarządzania sobą w czasie? Udało mi się znaleźć kilka trików na oszczędzanie czasu dla opornych.
Oszczędzanie czasu dla opornych
1. Unikaj pustych przebiegów
Bez obaw, nic nie będzie o grupowaniu zadań. Mam na myśli załatwianie jak największej ilości spraw za jednym zamachem. Przykładowo w ciągu dwóch dni musisz zrobić zakupy, nadać przesyłkę na poczcie, iść do fryzjera i oddać książki do biblioteki. Możesz wybrać się na cztery wycieczki, ale jeśli trochę pokombinujesz może uda się uporać z tym wszystkim w czasie jednego lub dwóch wyjść.
Gdy idziesz zrobić sobie herbatę, przetrzyj blat w kuchni lub nalej wody do dzbanka z filtrem. Wkrótce okaże się, że wiele rzeczy robi się samo, w tzw.”międzyczasie”. Uważaj tylko, żeby nie przesadzać z wypełnianiem krótkich luk czasowych. Można nieświadomie zaangażować się nawet w nielubiane przez siebie zadania i szybkie zamiecenie podłogi zmienia się w gruntowne porządki. Twoim celem jest oszczędzanie czasu, a nie bicie rekordów.
2. Nie odkładaj, połóż na miejsce
Długo walczyłem u siebie ze skłonnością do zostawiania rzeczy w dostępnym akurat miejscu. Przedmioty leżały gdzie poparło, a ja regularnie bawiłem się w detektywa. Nic tak nie marnuje czasu jak bezsensowne poszukiwania. Wprowadzenie reguły “wszystko na swoim miejscu” niemal w magiczny sposób wydłużyło mi dobę.
Jeśli nie masz natury pedanta, nie musisz zaraz wszystkiego składać w kosteczkę. Zamknij swój bałagan w pudełku, a przynajmniej będziesz wiedział, gdzie szukać. Sporo czasu zaoszczędzisz, zwłaszcza, że wkrótce potem uporządkujesz pojemnik, bo zacznie irytować cię, konieczność przeszukiwania go.
3. Kiedy pracujesz- pracuj, kiedy odpoczywasz-odpoczywaj
Ile razy w ciągu dnia wyciągnąłeś smartfon, nawet jeśli nie usłyszałeś dźwięku powiadomienia?Irracjonalny przymus sprawdzania skrzynki, przeglądania zawartości komórki, czy wchodzenia na portale społecznościowe codziennie zżera nam ogromne ilości czasu. Zdarzało mi się przerywać np. pisanie artykułu, by przeczytać komentarze do zdjęć z imprezy. W rezultacie o wiele dłużej ślęczałem nad tekstem, kładłem się później spać, a rano wstawałem zmęczony. Trochę to trwało, ale nauczyłem się, że telefon, komputer i internet to tylko narzędzia. Od tej chwili wszystko stało się prostsze, a ja zaoszczędziłem sporo czasu.
Wyznacz sobie pory przeglądania zawartości portali społecznościowych, odpowiadania na mejle i wiadomości tekstowe. Naucz się nie przerywać ważnego zadania, by zajrzeć na fejsbuka. Kiedy pracujesz nie zajmuj się niczym innym. Wkrótce zauważysz poprawę efektywności. Z drugiej strony, kiedy odpoczywasz, spędzasz czas z rodziną lub zajmujesz się hobby zapominasz o pracy.
4. Nie czekaj bezczynnie
Wiele czasu marnujemy czekając, a to w kolejce w supermarkecie, a to w poczekalni u lekarza, czy na przystanku autobusowym. Nie zawsze da się przeczytać książkę albo napisać pracę magisterską, ale jest mnóstwo irytujących drobiazgów, z którymi można się uporać. Kiedyś czekanie na przystanku wykorzystywałem na odpowiadanie na mniej ważne wiadomości tekstowe, przeglądanie prasy czy naukę słówek.
5. Używaj kalendarza
Nie da się tak zupełnie uciec od planowania. Nie musisz stosować żadnych wymyślnych narzędzi. Kup zwykły kalendarz i zaznaczaj w nim kluczowe wydarzenia: daty zamknięcia projektów, wizyty u dentysty i tym podobne sprawy. Nie tylko o niczym nie zapomnisz, ale oszczędzisz sobie konieczności pytania innych.
Moja siostra regularnie gubi karteczki z datami zabiegów u kosmetyczki i fryzjera, w rezultacie musi ich szukać, a potem dzwonić i pytać na kiedy jest umówiona. Zwykły notatnik pomoże zaoszczędzić nieco czasu i zmniejszy stres. W końcu jeżeli o czymś wiemy z wyprzedzeniem, jest mniejsze prawdopodobieństwo, że to zawalimy.
6. Jeśli coś zajmuje mniej niż 5 minut rób to od razu.
Przyjęcie zasady pięciu minut skutecznie chroni przed nawarstwianiem się bałaganu. Pomaga także nie dopuszczać do zaległości w pracy. Nieistotne drobiazgi odkładane na później sumują się w poważne problemy.
7. Pozwól sobie pomóc
Nie musisz, a nawet nie powinieneś robić wszystkiego sam. Nikt nie wykona zadania tak dobrze jak Ty, ale daj ludziom szansę. Niektóre drobiazgi można zlecić komuś innemu, z niektórych zrezygnować. Nie wszystko musi być idealne, a zlecając innym różne zadania można wiele czasu zaoszczędzić.
9. Określ sprawy najważniejsze
Nie udało mi się ominąć priorytetów. Wyznaczenie najważniejszego zadania naprawdę bardzo pomaga. U większości z nas dzień ma określoną strukturę. Ta powtarzalność bardzo ułatwia planowanie. Jeżeli jeżysz się na myśl o wypisywaniu wszystkich zadań i nadawaniu im priorytetów, to wybierz chociaż jedno kluczowe zadanie w ciągu dnia. Od razu będziesz wiedział za co się zabrać.
10. Nie negocjuj z samym sobą
Od czasu do czasu łapię się na sabotowaniu swoich własnych wysiłków. Gdy mam iść biegać, zamiast wkładać buty, prowadzę dialog wewnętrzny pod hasłem: “Czy nie lepiej za godzinę”. Nie jestem w tym odosobnionym przypadkiem. Czasem najtrudniejszą rzeczą jest przekonanie siebie do wykonania rzeczy, którą i tak chce się zrobić. Gdy umysł zaczyna podsuwać Ci wymówki policz do dziesięciu i rób swoje. Po piętnastu minutach możesz przestać, ale przeważnie nie będzie Ci się chciało przerywać.
