Jeśli spośród niezliczonych technik organizacji czasu miałbym wybrać najbardziej skuteczną, wśród faworytów znalazłyby się skromne dwie minuty. Poleciłbym ją wszystkim narzekającym na brak organizacji. Te sto dwadzieścia sekund naprawdę potrafi wiele zmienić.
Technika dwóch minut wywodzi się z metody Geeting Things Done, ale może być samodzielnie stosowana, a przy tym jest wręcz genialna w swej prostocie. Ogranicza się tylko do jednej zasady, jeśli coś zajmuje mniej niż dwie minuty, zrób to od razu. Te dwie minuty, to umowna liczba, można je rozciągnąć, na trzy lub cztery, ale nie więcej niż pięć, gdyż wtedy magia przestanie działać. U podstaw reguły leży założenie, że jeżeli wpisujemy na listę, czynność zajmującą dwie minuty, to w rezultacie przeznaczamy na nią cztery minuty, nie opłaca się, więc umieszczać jej w planie dnia. Lepiej uporać się z zadaniem od razu i mieć spokój. Brzmi sensownie, ale niezbyt imponująco. W końcu, co można zrobić w ciągu dwóch minut? Spróbuj. Z moich obserwacji wynika, że zdumiewająco wiele.
Korzyści techniki dwóch minut
Stosując zasadę dwóch minut uporządkowałem przestrzeń wokół siebie. Ograniczyłem też czas potrzebny na realizację dłuższych zadań. Okazało się, że podobne rezultaty osiągnęli też moi przyjaciele i znajomi. Wykonywanie krótkich zadań od razu:
– pomaga utrzymać porządek w dokumentach, włożenie kartki papieru do odpowiedniej przegródki zajmuje mniej niż dwie minuty, nie muszę dodawać jak to ułatwia życie. Od bardzo dawna nie musiałem niczego szukać, gdy przypomnę sobie ile czasu mi uciekało, ponieważ zapomniałem gdzie na chwilę odłożyłem tę kartkę…
– ułatwia utrzymanie porządku w mieszkaniu, ponieważ automatycznie wyrabia nawyk odkładania rzeczy na miejsce. W rezultacie mniej sprzątamy, ponieważ nie dopuszczamy do bałaganu,poza tym niektóre prace domowe np. wytarcie blatu w kuchni nie zajmują nawet dwóch minut,
– pomaga sprzątać biurko
– wspiera wprowadzanie nowych nawyków, w końcu uczenie się na przykład hiszpańskich słówek przez dwie minuty, nie kojarzy się z wielkim poświęceniem,
– pozwala uporać się z telefonami i mailami, czyli skraca listę rzeczy do zrobienia,
– ułatwia zachowanie w miarę czystego pulpitu komputera,
– ogranicza ilość niezdrowych przekąsek, zapakowanie owocu zajmuje mniej niż dwie minuty,
– pielęgnuje rośliny doniczkowe.
Długofalowe korzyści reguły dwóch minut
Przykłady można by mnożyć. Każdy z nas ma rzeczy, których nie lubi robić i odkłada na później. Czasami dłużej trwa podjęcie decyzji o wykonaniu telefonu niż sama rozmowa. Zasada dwóch minut uwalnia nas od wewnętrznych dylematów. Tym samym pozwala szybko uporać się małymi zadaniami i zwalcza prokrastynację. Jednocześnie chroni nas od stresu, jaki wywołują brak czasu oraz niewykonane czynności.
Przydaje się także podczas wprowadzania nowych nawyków. Ta znikoma ilość czasu jest dla nas niezauważalna, chętniej podejmiemy nową aktywność, jeśli nie będziemy musieli dokonywać organizacyjnych cudów, by ją umieścić w planie dnia. Łatwiej nam też będzie przygotować naszą psychikę do zmiany. Korzyścią uboczną jest poczucie dumy z siebie i zadowolenie ze swej efektywności. Mniej stresu, więcej zadowolenia, wszystko dzięki dwóm minutom. Brzmi niemal zbyt pięknie, aby było prawdziwe, gdzieś więc musi tkwić haczyk. Niestety jest. Oprócz swych niezaprzeczalnych zalet reguła dwóch minut posiada także wady
Wady reguły dwóch minut
O ile reguła dwóch minut świetnie sprawdza się w codziennym życiu, jej stosowanie może być uciążliwe, gdy musimy pracować w skupieniu. Odrywanie się od zadania, by wykonać coś, co zajmie dwie minuty najprawdopodobniej nas zdekoncentruje i wydłuży czas jego wykonania.
Wyobraźmy sobie, że pracujemy nad trudną częścią ważnego projektu, przychodzi do nas kolega i prosi o pomoc. Jest to drobiazg, zajmie tylko dwie minuty, odrywamy się więc od komputera, by spełnić jego prośbę, po powrocie musimy przeczytać wszystko od początku. Udaje nam się podjąć pracę w miejscu, w którym skończyliśmy, dzwoni telefon, odbieramy, po dwóch minutach wracamy do projektu, z poczuciem, że uciekła nam niezmiernie ważna myśl.
Kiedy musimy dłuższy czas zachować skupienie, zasada dwóch minut może bardziej przeszkadzać niż pomagać. Paradoksalnie, może także sprzyjać prokrastynacji. Teoretycznie powstała, by udaremnić odwlekanie spraw na później, ale czasami, kiedy nie chcemy zabrać się za dłuższe zadanie wymyślamy sobie czynności zastępcze ( Tylko podleję paprotkę w salonie, to potrwa minutę, a później zabiorę się do pisania). Zdarza się, że zajmowanie się jakimś drobiazgiem, wydłuża się z dwóch minut do pięciu, a potem do dziesięciu, bo przecież tak nam dobrze idzie, a nie porzucimy pracy w połowie.
Jak wszystkie techniki organizacji czasu, zasada dwóch minut wymaga więc samodyscypliny i rozwagi. Powinniśmy uczciwie oszacować, czy np. posprzątanie pokoju zajmie nam dwie minuty, czy jednak powinniśmy przeznaczyć na nie więcej czasu. Jej bezwzględne stosowanie może utrudnić też zachowanie skupienia. Mimo tych wad, gorąco zachęcam do jej wypróbowania. Może okazać się doskonałą pomocą w tych aspektach naszego życia, w których organizacja szwankuje. Moją słabością był rozgardiasz, nawet nie bałagan, ale rozprzestrzeniające się po domu nie wiadomo jak i skąd książki, dokumenty, czasopisma, płyty… Zasada dwóch minut pomogła mi nauczyć się odkładania rzeczy na miejsce, ale nigdy nie używałem jej jako pretekstu, by zrobić sobie piątą herbatkę w czasie pisania artykułu na blog.
