Mam pewien wstydliwy sekret – z natury nie jestem dobrze zorganizowany. Jestem roztrzepanym bałaganiarzem, zatem długo musiałem się uczyć podstaw zarządzania sobą w czasie, z resztą nadal nie zakończyłem swojej edukacji w tym względzie. To nie będzie kolejna wariacja historii- od zera do milionera.
Zawsze jakoś radziłem sobie z wykonywaniem zadań, nie zwalałem spektakularnie pracy ani osobistych zobowiązań. Organizacją pracy świadomie zacząłem interesować się, kiedy zobaczyłem jak ktoś robi w minutę to, na co ja potrzebowałem dziesięć. Wtedy postanowiłem, że znajdę sposób, by wkładając jak najmniej wysiłku, osiągać dobre rezultaty i zacząłem uczyć się produktywności.
Dobra organizacja v/s ciężka praca
Uwielbiam obserwować fachowców przy pracy. Bez względu na to czy smażą frytki, malują obrazy czy kierują ruchem ulicznym sprawiają wrażenie, że wykonują najłatwiejszą czynność na świecie. Kompetencja niesie ze sobą pewną lekkość, grację i elegancję. Rzeczy robią się same. W pewnym momencie laik zwiedziony przedstawieniem chce spróbować swoich sił i nic mu nie wychodzi. Okazało się, że wiele lat zajęło osiągnięcie tego poziomu umiejętności, na którym wydaje się, że rzeczy dzieją się bez wysiłku.
Jednak nie każdy fachowiec osiąga ten stan. Wiele zależy od zaangażowania, ale sporo od kompetencji i zdolności organizacyjnych. Jako młody chłopak zostałem powołany na członka komisji wyborczej, męczyłem się strasznie, nie mogłem doliczyć się głosów, podpisów, sprawdzałem po sobie niezliczoną ilość razy. Obok mnie siedziała dziewczyna, której nie trzeba było nadzorować.
Podobnie jak ja, zasiadała w komisji wyborczej po raz pierwszy, ale była z natury staranna, poza tym jej praca wymagała od niej podobnych umiejętności, jakimi trzeba było się wykazać przy liczeniu głosów. Jak się później okazało, świadomie uczyła się też technik poprawiania wydajności. Najbardziej zaimponowało mi, że miała czas na wypoczynek, podczas gdy ja ciężko harowałem. Stwierdziłem, że też tak chcę i zacząłem się uczyć.
Mądra praca też wymaga wysiłku
Jednym z najbardziej rozczarowujących odkryć było, że by móc pracować mądrze będę musiał zmienić swoje nawyki. Przede wszystkim musiałem nauczyć się schludności. Zacząłem od ograniczania bałaganu do kilku stref. Z czasem utrzymywanie względnego porządku przemieniło się w rutynę. Przestałem tracić czas na szukanie wszystkiego. Okazało się, że wszystko idzie sprawniej.
Wbrew logice zacząłem też staranniej wypełniać dokumentację. Nie tylko rzadziej się myliłem, ale zyskałem rzecz bezcenną- nabrałem zaufania do samego siebie. Wcześniej sporo czasu traciłem na szukanie źródła własnych pomyłek. Odkąd wdrożyłem siebie do utrzymywania względnego porządku mam mniej zaległości, więcej czasu na wykonywanie poszczególnych czynności. Mniej się też denerwuję tym, że coś zgubię lub nie starczy mi czasu.
Mądra praca wymaga mądrego planu
Zawsze lubiłem planować, ale nie potrafiłem trzymać się opracowanej przez siebie rozpiski. Prawdopodobnie dlatego, że przy jej układaniu popełniałem wszystkie możliwe błędy: nie określałem priorytetów, wpisywałem mnóstwo zadań, nie myślałem o odpoczynku i regeneracji. Mój plan równał się “Lista nieprzyjemnych rzeczy do zrobienia”.
Układałem więc plan, a potem szedłem na żywioł. Z reguły niewiele udało mi się zrobić. Sytuacja poprawiła, gdy zacząłem nadawać poszczególnym zadaniom priorytety i próbować grupować je w bloki czynności. Gdy odważyłem się na wpisanie przyjemności do planu dnia wszystko nagle stało się prostsze. Jednak nastąpiło to na etapie, gdy w miarę dobrze umiałem już gospodarować swoją energią.
Mądra praca jest możliwa, gdy dbasz o siebie
Z natury jestem rywalizującym typem. Skoro Grzesiek pracuje 16 godzin dziennie, ja mogę pocisnąć 17. Lubię osiągać wyznaczone cele, mam skłonność do popadania w swego rodzaju obsesję. Jednak szybko nauczyłem się, że muszę osiągnąć wysoki średni poziom efektywności.
Praca nad celami długoterminowymi z założenia trwa długo, mogę zdobyć się na ogromny wysiłek w ciągu tygodnia, ale nie jestem w stanie działać tak przez rok. Nie da się przebiec maratonu sprintem. Brzmi to bardzo logicznie, ale naprawdę trudno mi było odzwyczaić się od zarywania nocy. Dbanie o siebie początkowo traktowałem jak inwestycję w samochód, ale z czasem udało mi się “przeprogramować” swój umysł i dostrzec w wypoczynku wartość wykraczającą poza ładowanie baterii.
Mądra praca ma swój cel
Techniki zarządzania sobą w czasie to bardzo użyteczne, ale i niebezpieczne narzędzie. Bez wizji życia, celów długoterminowych, nawyku wypoczynków prowadzą do przepracowania i pracoholizmu. Zaczynamy pracować szybciej, żeby móc pracować więcej. Podnoszenie wydajności dla sportu, bicie rekordów i zwiększanie ilości zadań z reguły służy celom kogoś innego. Określenie celów ukierunkowuje energię i zachęca do szukania najlepszych sposobów poradzenia sobie z zadaniem. Podzielenie trudnego zadania na odcinki, poszatkowanie długoterminowego celu na łatwiejsze do osiągnięcia etapy z reguły przyśpiesza osiągnięcie pomyślnego rezultatu.
Mądra praca nie zawsze jest przyjemna
W szkoleniach pod hasłem “Work smart” rzadko wspomina się o konieczności samodyscypliny i samokontroli. Przedstawiając wszystkie korzyści zwiększenie efektywności pomija się konieczność wykonywania nielubionych przez siebie zadań. Nie da się od nich uciec. Bardzo sobie cenię,wszystkie sztuczki, które pozwalają mi uporać się z nimi szybciej, ale wykonywanie ich nadal nie sprawia mi żadnej przyjemności. Mogę z tym żyć.
Mądra praca wymaga koncentracji
Najlepiej pracuje się w stanie flow. Człowiek niemal bez wysiłku przechodzi od zadania do zadania. Czas mija, a kolejne pozycje na liście zdań znikają bez śladu. Jednak trans wymaga skupienia. Pojawia się jako efekt odcięcia się od rozpraszaczy i zogniskowania uwagi na głównym problemie. Człowiek rozkojarzony pracuje niechętnie, wolno, popełnia błędy i męczy się wykonywaniem najprostszych zadań. Nauka mądrej pracy wymaga umiejętności skupienia się i działania pomimo rozpraszaczy. Na pomoc mogą przyjść medytacja, nauka uważności, joga, świadome oddychanie, a nawet konsekwentne stosowanie cykli Pomodoro. Wiele daje też czytanie tradycyjnie wydanych książek.
