Jak długo wykonujesz codzienne zadania? Jak bardzo się w nie angażujesz? Na 80% na 100% czy 200% Ile czasu potrzebujesz na uporanie się z pracą i codziennymi obowiązkami, by zostało Ci jeszcze kilka chwil na wypoczynek? Wbrew pozorom nie są to czcze dywagacje- każdy z grubsza zna odpowiedź, ale większości z nas przydarzają się sytuacje, które podważają sens dotychczasowych szacunków. Pod wpływem cudów produktywności, zaczynamy robić więcej, szybciej, lepiej, aż w końcu podamy z wyczerpania.
Mobilizująca siła stresu
Wydawało mi się, że mam rozsądnie poukładany plan dnia, odpowiedni czas na wykonywanie zadań, rezerwy czasowe i wynikające z prawa Parkinsona limity na wykonanie poszczególnych czynności. Nie obijam się ani nie tyram po nocach. Wszystko grało. Pewnego dnia okazało się, że muszę w ciągu jednego popołudnia uporać się z zadaniem, które w normalnych okolicznościach zajęłoby mi tydzień. Udało się. Hurra. Brawo dla mnie. Jednak to nie koniec historii.
Zamiast cieszyć się z dobrze wykonanej roboty i wrócić do normalnego sposobu gospodarowania czasem uznałem, że w ciągu dnia mitrężę mnóstwo minut i godzin. Skoro w tak krótkim okresie odwaliłem taki kawał roboty, na co dzień mógłbym się bardziej postarać i robić 200% normy. Tak też postąpiłem. Początkowo rzeczywiście osiągałem dobre rezultaty, ale moja efektywność szybko zaczęła spadać. W końcu robiłem niewiele więcej niż w normalnych okolicznościach, a byłem o wiele bardziej rozdrażniony, zmęczony i zniechęcony niż zazwyczaj.
Stres bywa niezwykle skutecznym poganiaczem, ale życie pod batem wcale nie jest przyjemne. Satysfakcja z wykonanej pracy każe zapomnieć o włożonym w nią wysiłku i dodatkowych okolicznościach, np. nie wziąłem pod uwagę, że przed wykonaniem zadania byłem wypoczęty, zadowolony z życia i podekscytowany wyzwaniem.
Utrzymywanie efektywności
Zanim wyznaczysz jakiekolwiek standardy i limity czasowe, zastanów się czy jesteś w stanie utrzymać tempo pracy. Wbrew motywacyjnym plakatom nie każdy jest w stanie każdego dnia dawać z siebie 200%. Ja na pewno nie. Dawno nauczyłem się, że motywacyjne zrywy pochłaniają mnóstwo energii, ale wbrew logice stale wpadam w tę samą pułapkę. Sukces upaja. Wydaje mi się, że skoro wykrzesałem z siebie aż tyle, to na co dzień mogę robić o wiele więcej. Nie mogę.
Utrzymywanie przez chwilę wysokiej efektywności mile łechce ego, ale ciągła praca na najwyższych obrotach nie jest możliwa. Techniki zwiększania produktywności służą podkręcaniu “średnich obrotów”, uzyskaniu wysokiej przeciętnej wydajności, a stan wysokiej mobilizacji tylko pokazuje ile możemy dokonać pod presją.
Gromadzenie energii
Sztuka zarządzania sobą w czasie opiera się na rozsądnym gospodarowaniu swoją energią. Człowiek wyspany, wypoczęty, skoncentrowany i w dobrym humorze pracuje chętniej i wydajniej od wyczerpanego i rozdrażnionego ponuraka. Nie lubię porównywania ludzkiego ciała do maszyny, ale analogia ta pomaga przekonać wielu pracoholików do wypoczynku. Samochód bez paliwa nie pojedzie. Nadmierne zaangażowanie, czyli stan mobilizacji wiąże się z odcięciem organizmu od źródeł paliwa.
W amoku nie odżywiamy się odpowiednio, nie wysypiamy się ani nie odpoczywamy, często przestajemy zajmować się hobby i zaniedbujemy relacje międzyludzkie. Krótko mówiąc odcinamy się od źródeł energii i inspiracji. Jeżeli mamy w “baku” rezerwy przez jakiś czas możemy zadziwiać świat swymi dokonaniami, ale w końcu nasze siły się wyczerpią. Im dłużej potrwał stan mobilizacji, tym dłużej będziemy odzyskiwać siły. Jednak niewiele osób potrafi pozwolić sobie na luksus pełnej regeneracji.
Większość, gdy poczuje pierwsze oznaki wracającego wigoru, dziarsko rusza do boju, by po krótkim czasie znowu paść z wyczerpania. Samochód pędzi 200 km na godzinę przez 2 km, staje, tankuje 200 ml paliwa, pędzi następny kilometr, zatrzymuje się i tak w kółko. O wiele lepszym wyjściem jest zadbać o regularne dostawy paliwa, czyli jeść, spać, ruszać się, wypoczywać, zajmować się hobby.
Ile czasu naprawdę potrzebujesz
Praca w stresie ma tę zaletę, że pokazuje ile jesteśmy z siebie dać pod presją. Precyzyjnie definiuje, ile wynosi to nasze 200%. Nie warto na co dzień narzucać sobie takiego tempa, ale warto przemyśleć rezerwy czasowe i organizację planu dnia. Być może niewielkie modyfikacje mogłyby znacząco podnieść osobistą efektywność. Angażując się w wyczerpujące zadanie automatycznie odcinamy się od źródła rozpraszaczy. Krótkotrwała praca w stresie może pomóc je wytropić. Jednak to nie znaczy, że trzeba je natychmiast likwidować.
Jeżeli coś sprawia nam autentyczną przyjemność musi się znaleźć dla tego miejsce. Nadanie ulubionym rozpraszaczom określonej struktury, np. wyznaczenie sobie czasu na granie w gry komputerowe może zaoszczędzić czas na inne aktywności. Być może da się nieco zmniejszyć rezerwy czasowe lub lepiej pogrupować zadania. Możliwe, że obowiązujący na co dzień plan jest właściwy, dobrze Ci służy, pozwala zachować dobre samopoczucie i nie ma potrzeby niczego zmieniać. Nagły zryw pokazuje jak rozsądnie na ogół gospodarujesz czasem.
Po co ci dodatkowy czas?
Oszczędzając czas trudno nie poddać się pokusie bicia rekordów. Niby zdaję sobie sprawę, że tzw. proces nazi na dłuższą metę nic mi nie da, ale skoro Mietek zrobił prezentację w 30 minut, ja mogę w 16. Mogę. Tylko po co? Co zrobię z zaoszczędzonymi minutami? Gospodarując czasem należy się zastanowić, czy chcemy dłużej, czy krócej pracować.
Gdy trzeba zakasać rękawy, dodatkowy czas bywa wtedy na wagę złota. Jednak jeśli potrzebujesz chwili wytchnienia regularne doprowadzenie siebie do wyczerpania, by mieć czas na wypoczynek nie brzmi zbyt rozsądnie. Zarządzanie sobą w czasie polega na tym, by pracować mądrzej, a nie więcej lub ciężej. Oszczędzając czas musismy brać pod uwagę swoje samopoczucie, a nie tylko ilość odhaczonych przedsięwzięć
