Długo zastanawiałem się nad tym zagadnieniem. Nie chciałem prawić morałów, ale skoro nazwałem się królem czasu, to pora zjeść tę żabę. Tym bardziej, że aby zarządzać swoim życiem musimy nauczyć się jak planować swój czas.
W tym celu musimy sobie uświadomić, że:
1.doba ma dwadzieścia cztery godziny,
2.nie jesteśmy robotami,
3.nadmierna kontrola rodzi frustrację.
Czas to idealny demokrata. Wszystkich obdziela równo. Każdy: prezydent, stróż nocny, manager i sprzątaczka mają go tyle samo. Niektórzy w wyznaczonych ramach muszą zmieścić więcej zadań niż inni, ale tylko dysponują tylko 24 godzinami. Kilka muszą poświęcić na sen, relaks i posiłki. Co się dzieje, jeżeli skrupulatnie zaplanujemy każdą minutę? Mój kolega,Paweł, doskonale zorganizował sobie tydzień. Po pracy miał czas na squasha, tennis, lekcje hiszpańskiego i wolontariat. Jednak nagle to wszystko przestało przynosić mu radość. W dodatku czuł się winny, że mając ciekawą pracę i hobby, nie potrafi cieszyć się życiem. Błędem okazał się przeładowany rozkład zajęć i brak miejsca na spontaniczność oraz odpoczynek.
Na blogu o oszczędzaniu czasu brzmi to jak herezja, jednak kilka minut musisz zmarnować. Świadomie i dobrowolnie. Czasami, to co innym, wydaje się mitrężeniem czasu np. spokojnie wypita filiżanka kawy w rzeczywistości ładuje Twoje akumulatory. Przerwy, nawet od ulubionych aktywności, są niezbędne. Jednak zaniechanie planowania czasu prowadzi do utraty kontroli nad własnym życiem. Jak znaleźć równowagę?
Wielkie porządki
Jak każdy skomplikowany proces planowanie czasu można podzielić na proste elementy.
1. Diagnoza
Przyjrzyj się, co robisz w ciągu dnia. Na co przeznaczasz najwięcej czasu, które z tych czynności są potrzebne, a które wykonujesz machinalnie, z przyzwyczajenia. Nie oceniaj, po prostu obserwuj. Pomocne byłoby prowadzenie dziennika. Nawet jeśli nie da się zarejestrować każdej minuty, zobaczysz ogólny schemat. Taką obserwację najlepiej byłoby prowadzić przez miesiąc, ale już po tygodniu daje się zauważyć prawidłowości.
2. Analiza
Zawsze okazuje się, że dużo czasu gdzieś przepada. Obserwacja wskazała winowajców, teraz trzeba zastanowić się, co z nimi zrobić. Zastanów się, czy rzeczy, na które tracisz czas są ci niezbędne do dobrego samopoczucia, czy bez żalu możesz z nich zrezygnować. Najprawdopodobniej odpowiesz twierdząco na oba pytania. Kolejnym krokiem będzie pozbycie się pożeraczy czasu i ograniczenie przyjemności, jeśli uznasz, że trzy godziny Facebooka to jednak za dużo.
3. Eliminowanie przerw w efektywności
Zastanów się, co je powoduje i jak można ich się pozbyć. Muszę cię ostrzec, że w pracy może to być trudniejsze niż w życiu prywatnym. Jeśli twój szef nie daje się przekonać, że coś jest nieefektywne, nic nie poradzisz, ale pomyśl, jak zmienić, to co zależy od ciebie.
4. Planowanie czasu
Nie bez powodu pojawia się na końcu. Jeżeli chcesz władać swoim czasem, musisz przemyśleć swoje życie. Znać swoje cele i wartości, a przede wszystkim, być gotowym, by za nimi podążać. Twój rozkład zajęć powinien odzwierciedlać Twoje życiowe priorytety.
Planowanie czasu
To zagadnienie także można podzielić na mniejsze odcinki
1. Ustal swoje cele i opracuj listę zadań. Jeśli dopiero zaczynasz planować, unikaj wpisywania zbyt wielu pozycji na liście. Skomplikowane zagadnienia możesz podzielić na prostsze elementy, ale przede wszystkim określ, co masz zrobić i kiedy.
2. Wyznacz priorytety. Niektóre rzeczy są ważniejsze niż inne, zatem wykonuj je w godzinach, w których działasz najefektywniej. Jeśli stosujesz technikę ”złotej godziny” dobrze, byłoby wypełnić ją najistotniejszymi rzeczami.
3. Oszacuj ilość czasu, którą zajmą ci zadania, zostawiając sobie jednak margines. Najbardziej przydatną techniką jest tu reguła 60/40, mówiąca, że należy planować jedynie 60% czasu w ciągu dnia, 20% trzeba zostawić na nieprzewidziane okoliczności, a pozostałe 20% na działania twórcze i spontaniczne.
4. Planując nie spodziewaj się, że będziesz w świetnej formie, szacunki dostosuj do swojej średniej efektywności. Jeżeli zakładasz najwyższą wydajność możesz łatwo się zniechęcić, jeżeli najniższą, zaplanujesz zbyt mało zadań i wykonując plan, doprowadzisz do zaległości.
5. Ustal najniższy akceptowalny standard. Tak dobrze przeczytałeś. Perfekcjonizm na równi z niedbalstwem prowadzi do marnowania czasu. Ta rozkosz płynąca z poprawiania efektów dobrze wykonanych zadań. Cudowne uczucie ścierania czystego stołu. Nie zachęcam do lekceważenia swoich obowiązków, ale do określenia poziomu poniżej, którego nie schodzisz niezależnie od okoliczności. Twój najniższy standard może oznaczać niebotyczne wyżyny dla kogoś innego.
6. Zaplanuj przerwy. Zmęczenie obniża efektywność. Przerwy są świetną okazją by odsapnąć, oraz zawrzeć pokój z „pożeraczami czasu”. Praca w zespole nieuchronnie wiąże się z życiem towarzyskim. Z jednej strony pogaduszki pochłaniają masę czasu, z drugiej dobrze jest zapewnić sobie życzliwość współpracowników. Przerwy można wykorzystać na pielęgnowanie dobrych relacji.
7. Zaakceptuj, że doskonałość nie istnieje. Bez względu jak wysokie standardy wyznaczysz sobie w jednych aspektach życia, w innych musisz wyznaczyć niższe.
8. Ustal, co możesz pominąć w razie nieprzewidzianych okoliczności.
Nie jestem buddystą, ale kiedyś uderzyła mnie mądrość przypowieści o strunie. Zbyt napięta pęknie, pozostawiona zbyt luźno nie wyda żadnego dźwięku. Brak planu i gorączkowe zapełnianie harmonogramu pozbawiają nas czasu. Dostosowany do naszych potrzeb plan sprawia, że mamy go więcej. Jak więc nie planować? Gry na harfie i utrzymywanie właściwego napięcia strun można się nauczyć. Planowanie czasu to tylko kwestia wprawy.
