Jakiś czas temu wpadła mi w ręce książka Warrena Buffetta pt.”5-Step Process for Prioritizing True Success”, na jednym ze szkoleń dowiedziałem się o wymyślonej przez niego zasadzie “dwóch list”. Nawet jeśli nie widzisz siebie w roli rekinem finansjery możesz nauczyć się od niego tego i owego. Legendarny inwestor sporo wie o produktywności, zarządzania sobą w czasie i ustalaniu celów.
Może i nie warto bezmyślnie małpować ludzi sukcesu, ale z wszech miar trzeba się od nich uczyć, szczególnie gdy proponują mądre rozwiązania. Jak wiadomo, mam lekkiego bzika na punkcie wyznaczania priorytetów, technika w prosty sposób porządkująca życiowe cele musiała zainteresować.
Historia strategii dwóch list
Geneza metody dwóch list sprowadza się do prostego studium przypadku. Pewnego dnia Mike Flint,osobisty pilot Warrena Buffeta, udał się do swego pracodawcy z prośbą o konsultację. Lotnik pracował dla czterech amerykańskich prezydentów, w swoim zawodzie osiągnął już wszystko, co możliwe, mimo to postanowił porozmawiać z legendarnym przedsiębiorcą o swej karierze.
W trakcie pogawędki Buffet poprosił go o wypisanie 25 celów zawodowych. Gdy już otrzymał wykaz, zwrócił go Flintowi, prosząc o zakreślenie pięciu najważniejszych. W ten sposób miał dwie listy: spis 25 celów i kartkę 5 priorytetowych. W czasie dalszej rozmowy Flint i Buffett ustalili, że w pierwszej kolejności pilot zajmie się realizacją 5 otoczonych kółkiem pozycji. Pozostała kwestia pozostałych 20. Gdy Flint oznajmił, że nadal będzie się nimi zajmował, potrzymał surową reprymendę:
„Nie. Jesteś w błędzie Mike. Wszystko czego nie zaznaczyłeś po prostu staje się twoją listą DO UNIKANIA ZA WSZELKĄ CENĘ. Zanim nie osiągniesz 5 najważniejszych celów, choćby nie wiem co, pozostałe rzeczy nie mają znaczenia.”
Zanim spiszesz swoje dwie listy
Najprościej jest postąpić tak jak Warren Buffet uczył swego pilota. Na początek można przetestować metodę na krótkich odcinkach czasu np. w obrębie miesiąca. Jednak ponieważ w tym czasie tych 5 celów zawładnie Tobą całkowicie, pomyśl o swoim życiu całościowo. Nie możesz tylko pracować lub wyłącznie zajmować się rodziną. Weź pod uwagę życie zawodowe i prywatne, w przeciwnym razie w następnym miesiącu będziesz musiał nadrabiać skutki zaniedbań.
Usiądź wygodnie, zrób sobie kawę i wypisz 25 ważnych dla Ciebie rzeczy, a następnie spośród nich wybierz 5 najbardziej istotnych. Zastanów się jak pozbyć się pozostałych 20. Niestety nie żyjemy w idealnym świecie i rzadko udaje się kopiować 1 : 1 podręcznikowe strategie. Część z pewnością możesz delegować, z niektórych bez żalu zrezygnować, usprawnić je lub przesunąć na sam koniec list dziennych celów. Ważne, byś przestał myśleć o dokładaniu zadań, a zaczął planować ich ograniczanie. Nadszedł czas na cięcia.
Zalety techniki dwóch list
Wymyślona przez Warrena Buffetta strategia wyznaczania priorytetów ujęła mnie swoją prostotą i bezkompromisowością. Najtrudniej zrobić to, co oczywiste. Większość z nas, podobnie jak Mike Flint, myśli jak przy okazji realizacji priorytetów uporać się z milionem pobocznych zadań. Rada, by skupić się na tym, co naprawdę ważne, a resztę wyrzucić do kosza kłóci się z wszystkimi naszymi przyzwyczajeniami. Gdy zacząłem myśleć w kategorii eliminowania, okazało się, że wcale nie jest to tak trudne jak mi się wydawało.
Przede wszystkim cała koncepcja jest niesłychanie prosta. Nie trzeba żadnych specjalnych narzędzi ani nawet doświadczenia w planowaniu. Wystarczy spisać listę i wybrać z niej pięć pozycji. Początkowo nasunęło mi się pytanie po co przedzierać się przez listę 25 kwestii, nie lepiej od razu ustalić pięć? Otóż nie. Dwadzieścia bzdur pełni rolę znieczulenia, łatwiej odsiać ziarno od plew, gdy wypisałeś wszystko, czym masz się zająć, Unikasz wyrzutów sumienia, że pominąłeś coś znaczącego. Jednak przede wszystkim technika dwóch pomaga uniknąć najgorszych pułapek w zarządzaniu sobą w czasie. Przy pomocy techniki dwóch list unikasz ryzyka, że
1. Nic nie robisz
Przytłoczony nadmiarem zajęć, nie wiesz co wybrać, nie potrafisz podjąć decyzji ani przeprowadzić selekcji, w rezultacie nie robisz nic.
2. Robisz wszystko po trochu
Nie mając twardo ustalonych priorytetów, po równo obdzielasz uwagą każdą z pozycji na liście. W rezultacie mnóstwo spraw rozgrzebujesz, a bardzo mało kończysz. Nie widząc efektów szybko się zniechęcasz, zostawiasz nie dokończoną pracę i bierzesz się za coś nowego.
3. Idziesz na łatwiznę
Większość z nas to z reguły istoty leniwe i spośród 25 celów wybierze najłatwiejszy. Nie byłoby w tym nic nagannego, gdyby nie fakt, że zwykle oznacza to działania pozorne, zajmowanie się bez końca nieistotnymi drobiazgami, odsuwanie od siebie wyzwań i unikanie prawdziwego problemu. Załóżmy, że zamierzam stworzyć najlepszą w świecie prezentację o słoniach, biorę się więc do pracy i przez dwie godziny sprawdzam jak wyglądają poszczególne kroje czcionek. Nie ma to większego sensu, ale tak łatwo rozgrzeszać się przy pomocy zadań zastępczych.
Wady techniki dwóch list
Warren Buffett zaproponował bardzo skuteczne narzędzie do wyznaczania sobie priorytetów. Jednak większość z nas ma bardziej lub mniej ograniczone możliwości delegowania. Nawet nie chcę myśleć, co by się stało, gdybym nagle oznajmił swojej dziewczynie: “Kochanie, od dzisiaj tylko Ty zajmujesz się sprzątaniem, bo ja mam ważniejsze sprawy na głowie niż porządek w naszym wspólnym domu”. Mało kto ma luksus całkowitego poświęcenia się pięciu wybranym celom. Jednak nastawienie na ich realizację porządkuje miesiąc i pomaga pozbyć się części, wydawałoby się koniecznych, spraw.
Stategia dwóch list to bardzo prosty i skuteczny system określenia życiowych priorytetów. Na tym polega jej piękno. Najprostsze rozwiązania najłatwiej wprowadzić w życie.
