Każda publikacją na temat zarządzania sobą w czasie kładzie nacisk na priorytety. W tym natłoku pochwał łatwo zapomnieć o jednej niezwykle ważnej rzeczy.
Od określenia priorytetów czasu nie przybędzie, od ich realizowania też nie. Załóżmy, że ustalamy listę zadań i wyznaczamy priorytety. Jeśli wpiszemy 150 zadań, to musimy wykonać 150 czynności. Fakt, że niektóre z nich nie są zbyt ważne, niesie ze sobą pewną pociechę, ale większości ludzi doskwierają niezrealizowane zamierzenia.
Jedynym sposobem na „zwiększenie” ilości czasu jest ograniczenie listy zadań i skrócenie czasu wykonywania zaplanowanych czynności. Produktywność może nam pomóc w wygospodarowaniu kilku chwil na wypoczynek oraz przyjemności, ale pamiętajmy, że wszystko ma swoje granice. Jeżeli wypchamy swój grafik do granic możliwości lub poza nie, będziemy musieli się z tym zmierzyć i najbardziej efektywne techniki organizacji pracy nie uchronią nas przed wyczerpaniem.
Tu właśnie na pomoc przychodzą priorytety. Z jednej strony ich uchwalenie pomaga osiągnąć większą skuteczność, z drugiej wytyczają kurs naszemu życiu i pozwalają zachować nad nim większą kontrolę, niż gdybyśmy ich nie określili.
Czym są priorytety?
Priorytet to kwestia ważniejsza od innych, taka, której powinniśmy poświęcić najwięcej uwagi, zająć się nią w pierwszej kolejności. Ile może być takich spraw? Dwie, trzy, pięćdziesiąt? Pojęcie priorytetu pojawiło się w XVI wieku i początkowo dotyczyło jednej rzeczy. Ówczesnym ludziom oczywiste wydawało się, że priorytet nie ma liczby mnogiej. W XIX wieku wraz z rozwojem cywilizacji przemysłowej pojawiła się możliwość istnienia kilku priorytetów. Na początku XXI wieku każdy z nas musi żonglować priorytetami w różnych sferach swojego życia. W dodatku coraz więcej się od nas wymaga.
W XX wieku oczekiwano od człowieka, że będzie dobrze wywiązywał się z pełnionych ról społecznych, w XXI stuleciu dołożono nakaz samorealizacji. Od tej chwili, biedny żuczku, masz nie tylko być wzorowym ojcem, matką, pracownikiem, córką, synem, ale jeszcze musisz mieć pasje, rozwijać zainteresowania, inspirować innych i nigdy nie mieć ochoty, by po prostu poleżeć na kanapie. Być może przesadzam, całym sercem jestem za życiem z pasją i na pewno nikogo nie będę zachęcał do porzucenia zainteresowań na rzecz pilota, ale coraz mocniej odczuwam presję, jakiej jesteśmy poddani. Coraz trudniej osiągnąć i utrzymać promowaną równowagę pomiędzy życiem prywatnym.
Jasno określone priorytety mogą nam pomóc w osiągnięciu harmonii. Steven Covey w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania” przypomina, że w życiu pełnimy różne role społeczne, ale ustalając priorytety ludzie ograniczają się do jednej lub dwóch ról, przez co cierpią inne sfery ich życia. Świadomość tych zakresów odpowiedzialności pozwala spojrzeć na swoje życie z szerszej perspektywy, a ustalenie celów do zrealizowania w każdej roli pomaga stworzyć spójną całość z różnych sfer życia.
Ogromną zaletą tego pomysłu jest fakt, że traktuje pracę na równi z życiem prywatnym, jednak obowiązek realizowania się we wszystkich aspektach może przytłaczać, poza tym nie uwzględnia konfliktu priorytetów. Załóżmy, że moim priorytetem będzie bycie dobrym mężem, ojcem oraz awans na kierownika działu. Prozaicznie oznacza to powrót do domu o 17.00, zajmowanie się dzieckiem, pomoc żonie, zjedzenie kolacji z rodziną i efektywną pracę w firmie.
Przez jakiś czas wszystko idzie dobrze, praca daje satysfakcję, dziecko się rozwija i nie mówi „tatusiu” do mego zdjęcia, żona sprawia wrażenie szczęśliwej. Nagle trzeba zostawać w pracy do 20.00, ponieważ został wdrożony ważny projekt, od którego zależy mój awans. Co robić? Przez jakiś czas mogę żonglować zadaniami, wracać do domu po 19.00 i zabierać dodatkową pracę. Jednak w końcu, przynajmniej na chwilę, coś będzie musiało spaść na dalszy plan: praca albo rodzina.
Miło byłoby powiedzieć, że rodzina jest najważniejsza, ale z ratą kredytu przed oczami, potrzebą większego mieszkania i wizją poprawienia najbliższym standardu życia, ta świadomość się rozmywa. Dlatego ważne jest nie tylko ustalenie priorytetów, ale także określenie ich hierarchii, tak by w razie konfliktu decyzja była odrobinę łatwiejsza. W określeniu życiowych priorytetów ogromnie przydaje się umiejętność odróżniania spraw ważnych od pilnych.
Sprawy ważne i pilne
Przyjęcie szerszej perspektywy czasowej ogromnie ułatwia podział na zadania ważne i pilne. Czasami warto się zastanowić, czy to co, masz do zrobienia będzie istotne za tydzień, miesiąc, rok, czy nawet kilka lat. Rzeczy ważne rzadko są pilne, ich znaczenie ujawnia się dopiero po pewnym czasie. Owoce swojej pracy lub zaniedbania zbierzemy dopiero za kilka lat. Dlatego naprawdę warto ustalić swe cele życiowe i nadać im priorytety. Mi ogromnie pomagają dwa pytania:
Czy to zadanie przybliża mnie do realizacji życiowych celów?
Jakie będą skutki zaniechania działania? Czy ktoś na tym ucierpi?
Krzyk spraw pilnych
Jednak pilne sprawy mają to do siebie, że nie dają o sobie zapomnieć. Jak sobie radzić z ich natłokiem. Pomocne może być promowane przez metodę GDT sporządzenie listy. Następnie zgromadzonym zadaniom warto nadać priorytety, można stosować matrycę Eisenhowera, metodę ABC, czy najzwyklejszy zdrowy rozsądek.
Sprawy naprawdę pilne mają to do siebie, że łatwo je zidentyfikować. Po wypisaniu czynności i uszeregowaniu ich pod względem ważności bierzemy się za wykreślanie. Na każdej liście znajdą się rzeczy z których można zrezygnować. Moja koleżanka zwykle dużą wagę przywiązuje do zdrowego stylu życia, zatem przygotowuje zbilansowane posiłki dla swej rodziny. Jednak nadchodzi taki czas w roku, gdy musi zakończyć kilka projektów, wtedy domownicy jedzą pizzę lub pierogi z supermarketu. Gdy kryzys mija sytuacja wraca do normy.
Oczywiście można stwierdzić, że skoro dziewczyna wie, że nadciąga Armagedon to może zawczasu zadbać o aprowizację, ale czas przed kryzysem woli przeznaczyć na dopracowanie zadań zawodowych, by skrócić jego trwanie. Metodą pozbycia się części zadań może być również delegowanie czynności, można też wykorzystać prawo Pareto i skupić się na 20% przynoszących 80% zysku. Niestety, nie tak łatwo wyodrębnić te kluczowe 20%, poza tym czasami trzeba zrobić to mniej widowiskowe 80%, by pojawiło się 20%.
Niezależnie od stosowanej metody, w czasie kryzysu nie można nie mieć priorytetów. Miotanie się bez sensu nikomu jeszcze na dobre nie wyszło, a do tego sprowadza się działanie bez jasno wytyczonej hierarchii zadań.
Podsumowanie
Priorytety niezmiernie poprawiają produktywność i pozwalają zaoszczędzić czas. Należy jednak zatroszczyć się, by nie mieć ich zbyt wiele. Ograniczanie listy zadań prowadzi do oszczędności czasu. Jednak określenie życiowych celów i wynikających z nich priorytetów ułatwia podejmowanie życiowych decyzji.
