Każdego dnia wiele czasu zajmuje nam komunikacja z innymi, jednak nie będzie to wpis o jasnym określaniu granic, asertywności, czy sztuce perswazji. Na pewno są to rzeczy ze wszech miar interesujące, jednak dzisiaj skupię się bardziej na technicznych aspektach.
Co jest bardziej produktywne: rozmowa osobista, mail, czy kontakt telefoniczny? Wszytko zależy od okoliczności. Natomiast w pracy wyznaję zasadę:” Lepiej dzwonić niż się spotykać, lepiej wysłać maila niż dzwonić”. Komunikacja w oparciu o maile, może być bezosobowa, oficjalna i zimna, ale nie zawsze zależy mi na ciepłych, osobistych relacjach.
Czasami wręcz dążę do tego, by były tak oficjalne jak to możliwe. Zazwyczaj tracę mniej czasu załatwiając większość spraw przez telefon niż gdybym spotykał się z każdym osobiście. Maile pomagają zaoszczędzić go jeszcze więcej
Komunikacja tradycyjna – rozmowy i spotkania
Rzecz jasna nie piszę maili do osób przebywających w tym samym pomieszczeniu. O ile rozmowa nie przekształca się w dłuższą pogawędkę o niczym, jest najbardziej efektywnym sposobem komunikacji. Jednak do tej kategorii włączam spotkania, a one kojarzą mi się z marnotrawstwem czasu.
Po pierwsze jednej ze stron zabierają czas na dojazd i powrót. Po drugie ciągną się bez końca i nic z nich nie wynika. Bywają niezbędne, zdarzają się produktywne, ale większość nie przynosi żadnych korzyści. Jeśli zorganizowanie spotkania należy do mnie staram się przeznaczać na nie jak najmniej czasu. Uczestnicy wtedy powściągają tendencję do bujania w obłokach i zapełniania ciszy frazesami bez żadnej głębszej treści. Jednak komunikacja twarzą w twarz ma tę zaletę, że pozwala poznać się, stworzyć miłą atmosferę, a czasami wyjaśnić nieporozumienia. Jednak jest też najbardziej czasochłonna.
Kontakt telefoniczny
Mój styl prowadzenia rozmów, ktoś określił “Załatw sprawę i żegnaj”. Telefon to świetny środek komunikacji. Niejednokrotnie oszczędza konieczności podróży na drugi koniec miasta. Jeżeli mój rozmówca jest gadułą korzystam z wiadomości tekstowych. Jest też szybkim sposobem na przekazanie pilnych wiadomości. Telekonferencje i rozmowy przez skype’a bywają równie owocne jak osobiste spotkania, a nie trzeba tracić czasu na dojazd. Czytaj: nie zawsze załatwisz, co chciałeś, ale przynajmniej nie ugrzęźniesz w korkach.
Kontakt mailowy
Mój ulubiony sposób komunikacji, można współpracować z osobami z drugiego końca świata, organizować skomplikowane wydarzenia towarzyskie, koordynować duże projekty. Oczywiście pod warunkiem, że partner lub partnerka regularnie przegląda skrzynkę i odpowiada na wiadomości. Zwyczaj ciągłego sprawdzania konta pocztowego może przekształcić się w prawdziwy pożeracz czasu, a nie o to mi chodzi, by go tracić bezproduktywnie. Dlatego opracowałem sobie kilka zasad pozwalających mi na szybkie uporanie się z mailami.
Jak postępować z mailami
Przede wszystkimi nie otwieram skrzynki mailowej natychmiast po dostaniu wiadomości i rzadko kiedy natychmiast na nią odpisuję. Czytanie, segregowanie wiadomości i odpisywanie na maile podzieliłem sobie na trzy bloki po około 10 minut. To prawie pół godziny dziennie. Być może niektórzy z Was potrzebują więcej, inni mniej.
Czas ten traktujemy uznaniowo. Najważniejsze jest, by nie rozpraszać się za każdym razem, gdy słyszymy sygnał powiadomienia. Najlepiej go w ogóle wyłączyć. Celem jest doprowadzenie do inbox zero, czyli do sytuacji, gdy nie trzeba już odpisywać na żadne maile.
Bloki czasowe pozwalają efektywnie wykorzystać czas przeznaczony na odpisywanie na wiadomości, ale przede wszystkim przyczyniają się do efektywnej pracy w chwilach, gdy skupiamy się na innych zadaniach. Nic tak nie wytrąca z równowagi jak mail, na który należy natychmiast odpisać.
Pilny mail
A co jeśli dostanę pilną wiadomość? To naprawdę mało prawdopodobne. Nikt nie ryzykuje wysyłania maila, który może kilka godzin przeleżeć w skrzynce, gdy sytuacja wymaga natychmiastowej interwencji. A jeżeli już to zrobił i nie otrzymał odpowiedzi, wkrótce telefon zacznie się urywać. Brzmi to bezdusznie, ale maile zwykle dotyczą niezbyt pilnych spraw, czasem ważnych, ale nie naglących. Odpowiadając natychmiast realizowałbym cudze priorytety, a wolę zajmować się własnymi.
Jak wygląda blok pracy
Wiadomości dzielę na kilka kategorii. Pierwsza to “Wyślij odpowiedź”. Jeśli pisanie maila nie zajmie mi więcej niż cztery minuty, odpisuję od razu.
Druga grupa “Wyznacz termin” zawiera wiadomości wymagające z mojej strony większego zaangażowania, czyli pracochłonne lub denerwujące. Jeśli mail podnosi mi ciśnienie, czekam aż emocje opadną.
Kolejna grupa to “Wyznacz kogoś”, czasem nie jestem właściwą osobą do załatwienia jakiejś sprawy, gdy kolega zrobi to lepiej, przekazuję ją jemu. Nie odczuwam wyrzutów sumienia, ponieważ sam regularnie padam ofiarą delegowania.
Ostatnia grupa “Wyrzuć” zawiera śmieci, które od razu można wrzucić do kosza.
Korzystam z automatyzacji tam gdzie to jest możliwe, ułożyłem sobie kilka szablonów, których regularnie używam.
Wszystkie wiadomości trzymam też w odpowiednich folderach. Kiedyś miałem skrzynkę, w której przechowywałem wszystkie maile niezależnie od celu. Szybko wkradł się chaos. Zaprowadzenie porządku nie zajęło wiele czasu, a pomogło zaoszczędzić nerwowego filtrowania konta.
Programy pocztowe
Zarządzając skrzynką mailową warto zainteresować się programami. Wiele osób chwali sobie Thunderbirda. Sam go długo używałem, ale w pewnym momencie przestał pasować do moich potrzeb. W czasie poszukiwań spodobał mi się program Spark:darmowy, prosty i minimalistyczny. Testowałem też Postbox, który z kolei jak na mój gust ma zbyt wiele funkcji.
Radzenie sobie z mailami zdominowało post, ale współpracując zdalnie z wieloma osobami, preferuję ten sposób komunikacji. Świetnie mi się pracuje z osobami, których na oczy nie widziałem, natomiast czasem zawodzą mnie ludzie, których spotykam regularnie. Oczywiście zdalni współpracownicy nie zawsze odpowiadają na maile, umierają im cztery babcie tygodniowo, dopadają egzotyczne choroby, ale to już inna historia.
