Zarządzanie czasem pracy u pracownika biurowego w dużej mierze zależy od zajmowanej pozycji. Co wolno prezesowi, nie ujdzie stażyście. Jednak zawsze niektórzy pracownicy są bardziej wydajni od innych, warto więc przyglądać się im i próbować odkryć ich sekret. Nawet najbardziej skomplikowane zagadnienie da się rozłożyć na czynniki pierwsze, zatem przyglądaj się jak pracują inni, nawet od najmniej skutecznych można się wiele nauczyć- choćby czego nie robić.
Jednak zbyt sprawne zarządzanie swoim czasem niesie z sobą pewne ryzyko. Jeśli pracujesz w biurze to raczej nikt ci nie pozwoli go opuścić, ponieważ skończyłeś pracę wcześniej, raczej zwierzchnicy obarczą Cię nowymi obowiązkami. Artykułu “Jak pozorować pracę” na razie nie mam w planach.
Lista i priorytety w zarządzaniu czasem pracy pracownika biurowego
Jeśli wiesz dokładnie co i kiedy masz zrobić nie będziesz tracił czasu na zastanawianie się do czego by tu się zabrać. Znam argumenty, że każdy przecież i tak wie co ma robić, zatem układanie listy jest czystą stratą czasu, nie mówiąc już o dziwactwie zwanym macierzą Eisenhowera czy ABC.
Niezależnie od tego, czy stosujesz którąś z technik zarządzania czasem, czy wolisz po prostu wypisać sobie na kartce rzeczy do zrobienia, listę masz mieć. Przypnij ją sobie w widocznym miejscu, lub schowaj pod klawiaturą, jeśli się wstydzisz, ale musi być. Rzadko wypowiadam się tak kategorycznie, ale ludzie którzy układają listy rzeczy do zrobienia zwykle szybciej kończą pracę i rzadziej dopuszczają do zaległości. Ułóż listę i podkreśl rzeczy najważniejsze. Szybko przekonasz się, że to podstawa zarządzania czasem pracy u pracownika biurowego.
Zjedz tę żabę
Lista zrobiona, priorytety ustalone. Od czegóż by tu zacząć dzień? Kawa czy herbata? Najgorsza pozycja na liście. Dzień zacznij od uporania się z najmniej lubianym przez ciebie zadaniem. Rano jesteś najbardziej efektywny, nikt jeszcze nie zepsuł ci humoru, więc jest największa szansa, że operacja przebiegnie bez bólu.
Odkładanie zepsuje ci nastrój na cały dzień, a i tak będziesz musiał się za to wziąć. Spadnie Twoja wydajność, ponieważ podczas wykonywania innych zadań będziesz pamiętał o niemiłym obowiązku .Wykonanie nieprzyjemnego zadania poprawia samopoczucie, daje satysfakcję i usuwa jedno ze źródeł stresu. Ma też jedną rzadko wspominaną korzyść, pomaga wybrnąć z kłopotów. Każdemu z nas zdarza się coś zawalić, jeśli przytrafi Ci się to rano masz szansę na uzyskanie pomocy od któregoś z kolegów.
Planuj 60 na 40
Zarządzanie czasem pracy u pracownika biurowego musi zakładać marnotrawienie bezcennych chwil. Nawet jeśli rozsądnie gospodarujesz swoim czasem, może zdarzyć się coś nieprzewidzianego, szef może zwołać zebranie, kolega potrzebować pomocy, zwierzchnik delegować zadanie, lepiej mieć trochę czasu w zapasie niż denerwować się uciekającymi minutami. Naturalnie może się zdarzyć, że wszystko pójdzie jak z płatka i w ciągu 6 godzin wykonasz pracę przeznaczoną na osiem, ale w tym wypadku lepiej być pesymistą.
Unikaj zebrań
Osobiście wolę nie umawiać się na spotkania i nie cierpię zebrań. Być może nie uczestniczyłem w zbyt wielu dobrze prowadzonych. . Nie neguję konieczności spotykania się podczas ważnego projektu, ale nie co chwilę i nie przez dwie godziny. Z moich doświadczeń wynika, że im mniej czasu zaplanujesz na spotkanie tym lepiej.
Jeżeli ludzie wiedzą, że zebranie potrwa godzinę to ktoś się spóźni, a reszta zapadnie w błogi letarg. Natomiast wyznaczenie 15 minut spowoduje, że nastawią się na konkrety. Skoro jest tylko kwadrans, sprawa jest naprawdę ważna, nie ma czasu bić piany i popisywać się znajomością anglojęzycznych zwrotów. Nieliczne, sensowne narady, w których uczestniczyłem trwały krótko.
Jeśli możesz to się nie spotykaj
W dobie internetu i telefonu nie trzeba zbyt często umawiać się na osobiste spotkania. Rzadko są konstruktywne, a ktoś marnuje czas na dojazd i powrót. Jednak muszę przyznać, że czasami warto poznać osobę z drugiej strony urządzenia. Kiedyś współpracowałem głównie elektroniczne z pewną panią.
Historia naszej korespondencji to prawdziwa pasywno-agresywna epopeja. Aż wreszcie przyszedł czas, by spotkać się osobiście. Wstrętny babiszon okazał się całkiem sympatyczną istotą, kiedy już miałem powiedzieć, że na żywo nie sprawia wrażenia jędzy, usłyszałem, że w osobistym kontakcie przestałem być wrednym bucem. Od tego czasu współpraca zaczęła nam się układać. Jednak mimo wszystko załatwianie spraw telefonicznie lub mailem zabiera mniej czasu.
Porządek w dokumentach
Zasada czystego biurka ( i czystej podłogi) ma swoje praktyczne uzasadnienie. Wymaga wdrożenia nawyku odkładania rzeczy na miejsce. Jedną z rzeczy, na które tracimy najwięcej czasu jest szukanie zawieruszonych dokumentów. Pedantyzm po prostu popłaca. Jeśli zapanowanie nad bałaganiarstwem wydaje się niemożliwe, polecam zasadę dwóch minut. W dłuższej perspektywie pomogą nauczyć się utrzymywania porządku, a zarządzanie czasem pracy u pracownika biurowego jest wystarczająco trudne bez konieczności uwzględniania poszukiwań ważnych dokumentów.
Życie towarzyskie
Gdy w jednym pomieszczeniu przebywa kilka osób zaczyna toczyć się życie towarzyskie. Ploteczki przy ekspresie, pogaduszki na korytarzu. Zanim nie zmierzysz czasu, który na nie przeznaczasz,nie uwierzysz, że tyle go tracisz. Jednak nie będę zachęcał do odcięcia się od podskórnego nurtu.
Po pierwsze warto znać ludzi, z którymi się pracuje, jeśli cię polubią pomogą ci wybrnąć z wielu trudnych sytuacji i uchronią od wejścia na przysłowiową minę, jeśli przyznano ci nowy zakres obowiązków. Po drugie lepiej się pracuje w miejscu, w którym panuje dobra atmosfera. Nie znaczy to, że masz beztrosko tracić godzinę dziennie. Twoi współpracownicy też przyszli do pracy i wcale nie polubią Cię, jeśli będziesz im ją utrudniał. Życie towarzyskie ogranicz do minimum.
